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LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE UNA INSTITUCIÓN DEL ESTADO

Campos Guevara, Cesar Enrique

CAPÍTULO 1

El PROBLEMA: ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO

 

A. EL MARCO DE LA INVESTIGACIÓN DEL PRESENTE ESTUDIO

1. Aspectos Generales de la Institución Estatal 

a. Diagnóstico Situacional sobre la Investigación

La mejor administración de toda organización dentro del mundo globalizado, requiere de un eficiente Sistema de Control Interno que permita alcanzar los objetivos planteados en forma eficaz y con un correcto empleo de los recursos asignados permitiendo a las Instituciones maximizar su rendimiento.

 


El Control Interno dentro del organismo en estudio, está implementado en todos sus niveles; encontrándose en la actualidad acondicionándose a las nuevas normas dictadas en materia de control, así como de acuerdo a las características y problemática SUI-GENERIS de la presente investigación.


Es necesario tener en cuenta que un buen y adecuado Sistema de Control Interno no constituye garantía de que no puedan ocurrir irregularidades, lo que elimina el Sistema de Control Interno es la "Probabilidad" de que esto suceda, pudiendo darse en el sistema de Abastecimiento lo siguiente:

  • Efectuar pagos de bienes no internados y servicios no prestados.

  • Incumplir con las Normas dispuestas por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

  • Seleccionar proveedores que no reúnan los requisitos básicos para contratar con el estado.

  • Internar bienes o prestar servicios que no reúnan las especificaciones técnicas señaladas en las solicitudes de cotización.

  • Adquirir bienes y/o servicios cuyos precios no están acordes con el mercado.

  • Honrar las obligaciones de acuerdo al compromiso de pago.

  • Evitar comprometer gastos en las Adquisiciones de Bienes y/o Servicios por montos superiores al Marco Presupuestal aprobado por el Ministerio de Economía y Finanzas.

Estas deficiencias por acción u omisión conllevan a responsabilidades de Orden Administrativo y Penal tanto a nivel Directivo como al Personal que trabaja en cada uno de los procesos que involucran al Sistema de Abastecimiento, de acuerdo a su grado de participación y decisión que conlleve perjuicio al Estado.

La División de Abastecimiento, a través del Departamento de Ejecución Presupuestal realiza la fiscalización de los controles efectuados en el Proceso de Adquisición, así como el Control del Marco Presupuestal establecido en el calendario de compromisos mensual para su posterior trámite a la Unidad Ejecutora de Pago.

Dada la importancia de las funciones que cumple este organismo ha sido elevado de categoría de sección a Departamento dotándose de mayores recursos humanos y equipos que le permitan cumplir con su misión.

En los dos últimos años se ha podido apreciar que al término del Ejercicio Fiscal quedan obligaciones pendientes de pago debido a Normas de Austeridad dictadas por el Gobierno y la necesidad imperiosa de atender los requerimientos para restablecer el Orden Interno con motivo de los problemas político sociales que viene atravesando el país.

La dinámica en los cambios de los Procesos de Abastecimiento y las nuevas técnicas de control origina que los actuales manuales necesitan ser actualizados y se formulen las directivas correspondientes para un mejor cumplimiento de las funciones y posterior determinación de responsabilidades por su incumplimiento de los mismos.

Es necesario mencionar que de acuerdo a las Normas de Control establecidas en el Departamento de Ejecución Presupuestal ejercen la acción correspondiente la Inspectoría de la División de Abastecimiento, así como la Inspectoría General del Ente Sistémico.


b. Delimitaciones del Estudio

Luego de haber descrito la problemática del estudio, la investigación se ha delimitado en los aspectos siguientes:

  1. Delimitación Espacial
    El ámbito en el cual se desarrollará la investigación comprende el Departamento de Ejecución Presupuestal de la División de Abastecimiento de una Entidad Estatal.

  2. Delimitación Temporal
    El período que comprende el estudio, abarca de 1999 al 2000.

  3. Delimitación Social
    El Equipo Humano con el cual se trabajará es el de los funcionarios y trabajadores que pertenecen al Departamento de Ejecución Presupuestal.

  4. Delimitación Conceptual

    a) Control Interno
    Métodos coordinados y medidas que adopta una organización para comprobar la exactitud y veracidad de la información y la salvaguarda del Patrimonio.

b) Ejecución Presupuestal
Consiste en seleccionar y ordenar las asignaciones de los programas, actividades y proyectos que serán ejecutadas en el período inmediato, con la finalidad de optimizar el uso de los recursos disponibles aprobados en el calendario de compromisos mensual.

c. Formulación del Problema

 

  1. Problema Principal

    ¿De qué manera el Control Interno propicia un mejoramiento en el Proceso de Ejecución Presupuestal?

  2. Problemas Secundarios

  1. ¿En qué medida las políticas que se utilizan en el Control Interno, influyen en el trabajo que se realiza a nivel del Departamento de Ejecución Presupuestal?

  2. ¿De qué manera los objetivos que se establecen en esta forma de control inciden en la gestión que se lleva a cabo en este nivel?

  3. ¿En qué medida el planeamiento que se realiza en esta forma de control influye en la Administración de la Ejecución Presupuestal?

  4. ¿De qué manera las estructuras que se verifican en el Control Interno, permite determinar el nivel de gestión en el Departamento de Ejecución Presupuestal?

  5. ¿De qué manera el Control Interno permite alcanzar los estándares deseados en la Administración del Departamento de Ejecución Presupuestal?

  6. ¿De qué manera las acciones correctivas que se establecen en el Control Interno, permiten optimizar la Administración en el Departamento de Ejecución Presupuestal?

2.La Importancia del Proceso de Abastecimiento en la Administración del Estado

a. Fortalecimiento de la Eficiencia, Eficacia y Economía

Según las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, el CONTROL INTERNO "Es un proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y el personal de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a sí está lográndose el objetivo de promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y la calidad en los servicios que debe brindar cada entidad pública, este objetivo se refiere a los controles internos que adopta la administración para asegurar que se ejecuten las operaciones, de acuerdo a criterios de efectividad, eficiencia y economía, tales controles comprenden los procesos de planeamiento, organización, dirección y control de las operaciones en los programas, así como los sistemas de medición de rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas".

En el Proceso de Abastecimiento, la eficiencia permite mostrar la optimización de los insumos (entendiéndose como la menor combinación y utilización de recursos para producir bienes y servicios), empleados para el cumplimiento de las metas presupuestarias. Los insumos son los recursos financieros, humanos y materiales empleados para la consecución de las metas.

La eficacia permite determinar la consecución de los objetivos, así como el debido y oportuno cumplimiento de las políticas y metas establecidas en el proceso de planeamiento.

La economía, se refiere a los términos y condiciones bajo los cuales se adquieren recursos físicos, financieros y humanos, en cantidad y calidad apropiada y al menor costo posible.


b. La Administración de los Recursos Presupuestales

La Administración es un proceso que permite la mejor utilización de los recursos asignados para alcanzar los objetivos y fines determinados a un organismo, este concepto comprende los elementos siguientes:

  • Planear: visualizar el futuro y trazar los programas de acción.

  • Organizar: construir el organismo material como el social de la Empresa.

  • Dirigir: guiar y orientar al personal.

  • Coordinar: ligar, unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos.

  • Controlar: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas.

Estos son los elementos de la administración que constituyen el proceso administrativo y que son localizables en cualquier trabajo del administrador, nivel o área de actividad de la empresa. 

Dirigir es conducir a la Empresa, teniendo en cuenta los fines y buscando obtener las mayores ventajas posibles de todos los recursos de que ella dispone, es asegurar la marcha de las seis funciones esenciales.

El Proceso de Abastecimiento es importante en la Administración del Estado, porque a través de éste mecanismo se proporciona los bienes y servicios que requiere una Organización para que realice sus actividades y cumpla con sus fines y objetivos trazados.

Para realizarse el abastecimiento señalado, se requiere a su vez tener los recursos presupuestales para su obtención. 

El Proceso Presupuestal tiene a su vez tres etapas:

  1. Formulación Presupuestaria y Programación Mensual
    Se inicia con la publicación de la Directiva de Formulación de Presupuesto del Sector Público que es aprobada por la Dirección Nacional de Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas, en base a este documento la Oficina Sectorial de Planificación elabora y aprueba la Directiva de Formulación del Plan y el Presupuesto del Sector, donde se establecen las pautas técnicas y procedimientos necesarios para el Proceso de elaboración de los Proyectos de Presupuestos de las Unidades Ejecutoras.

  2. Ejecución Presupuestaria
    Esta etapa consiste básicamente en la efectividad del gasto que viene a ser el consumo de los recursos con cargo al Presupuesto Anual asignado para los distintos niveles de la Estructura Funcional Programática y/o autorizaciones emanadas del Poder Ejecutivo, con la finalidad de atender las necesidades inherentes al desarrollo de las actividades programadas dentro del Plan del Sector.

    La Ejecución del Presupuesto se realiza mediante el Calendario de Compromisos aprobados trimestral y mensualmente por el Ministerio de Economía y Finanzas como documentos autoritativos para comprometer asignaciones presupuestarias en función a los recursos financieros y las necesidades para el cumplimiento de las metas previstas.

  3. Control y Evaluación Presupuestaria
    Tiene por finalidad verificar el cumplimiento de las metas programadas en función a los recursos asignados.
    La Oficina Sectorial de Planificación efectúa la evaluación cuantitativa y cualitativa del sector en forma semestral y, anual, teniendo en cuenta la Directiva para la Evaluación Presupuestaria del Sector, así como la información de las metas logradas en relación a lo programado y a los recursos asignados para el período evaluado. 

    Figura Nº 1 Etapas del proceso presupuestal


c. Establecimiento de Responsabilidades

De conformidad a la Ley N°26850 de las contrataciones y adquisiciones del estado son responsables el Titular del Pliego de la entidad, así como los funcionarios que ocupan el más alto cargo Administrativo dentro de la Organización del Proceso de Abastecimiento.

Dichas autoridades podrán delegar sus funciones en el Órgano o Funcionario responsable de realizar las actividades de los Procesos del Sistema de Abastecimiento, por los cuales son solidariamente responsables contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. 

Las actividades del Proceso de Abastecimiento, en el cual se establecen responsabilidades son los siguientes:

  • Información
    -Catálogo de Bienes y Servicios.
    -Proveedores
    -Clasificador del Gasto

  • Programación
    -Plan de Obtención
    -Cuadro de Necesidades
    -Presupuesto Valorado

  • Adquisiciones
    -Plan de Adquisición de Bienes y Servicios
    -Cotizaciones
    -Cuadro Comparativo
    -Ordenes de Compra y Ordenes de Servicios

  • Almacén
    -
    Registro y Control de Existencias Físicas del Almacén.
    -Internamiento del Bien, Guía de Internamiento.
    -Nota de Entrada al Almacén (NEA).
    -Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA)
    -Póliza de Entrada y Salida (Por Unidades Ejecutoras).
    -Movimiento Mensual de Almacén.
    -Kárdex Valorado.
    -Distribución (Entrega racional y mesurada de bienes y servicios requeridos).
    -Control de Inventarios

  • Control Patrimonial
    -Registro de Control Patrimonial.
    -Alta y Baja de Bienes
    -Mantenimiento y Mejoramiento.
    -Desplazamiento de Bienes
    -Inventario Físico (Catalogación de Activos)

d. Mejoramiento del Proceso de Control Interno

El abastecimiento como actividad de apoyo a la Gestión Institucional, debe contribuir al empleo racional y eficiente de los recursos que requieren las entidades, su actividad se orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son utilizados por las entidades. 

La verificación periódica de los bienes, con el objeto de establecer si son utilizados para los fines que fueron adquiridos y se encuentran en condiciones adecuadas que no signifiquen riesgo de deterioro o despilfarro, constituyen prácticas que salvaguardan apropiadamente los recursos de la entidad y fortalecen el control interno de esta área.

Estas normas describen los controles internos más importantes que son requeridos para el funcionamiento del proceso de abastecimiento en las entidades, así como respecto al uso, conservación, custodia y protección de bienes.

El Control Interno debe incidir en las áreas siguientes:

  • Criterio de economía en la compra de bienes y contratación de servicios.

  • Unidad de Almacén.

  • Toma de Inventario Físico.

  • Baja de Bienes de Activo Fijo.

  • Mantenimiento de Bienes de Activo Fijo.

  • Acceso, Uso y Custodia de los Bienes.

  • Control sobre Vehículos Oficiales del Estado.

  • Protección de Bienes de Activo Fijo.

3. El Marco De La Ley Presupuestal Y Los Procedimientos Vigentes

De acuerdo a la Constitución Política del Perú se señala que para la aprobación de Presupuesto, el Presidente de la República debe enviar el respectivo proyecto en un plazo que vence indefectiblemente el 30 agosto de cada año; de lo que resulta que el Poder Ejecutivo a través del Jefe de Estado, goza de la prerrogativa constitucional de dar las pautas para la formulación del cálculo previo de los ingresos y egresos al Erario Nacional, en el que deben constar de manera preferente las necesidades más urgentes que deben ser atendidas en todos los sectores durante el año que le corresponde.


a. La Ley Orgánica del Presupuesto Funcional de la República


Esta Ley contiene la Norma a la cual deben basarse los Presupuestos Anuales que se formulan en cada Ejercicio Presupuestal, permitiendo de esta manera uniformizar los criterios en cuanto a su Formulación, Ejecución y Evaluación.

b. Ley de Gestión Presupuestaria del Estado (Ley N°27209)

Determina las normas esenciales que tienen que ver con las distintas fases del Proceso Presupuestario, los criterios de orden técnico y los mecanismos operativos que posibilitan mejorar ostensiblemente la Gestión Administrativa y Financiera del Estado, acorde con las disposiciones contempladas en los artículos 58° y 77° de la Constitución Política, que respectivamente señalan que la iniciativa privada es libre y se ejerce en una economía social de mercado y que la Administración Económica y Financiera del Estado se rige por el Presupuesto que anualmente aprueba el Congreso.

El Presupuesto del Sector Público pretende la operatividad de la acción del Gobierno a través del desarrollo de los servicios esenciales del Estado, sustentándose en principios, conceptos técnicos y una adecuada metodología que relaciona al Presupuesto con los objetivos fundamentales del Estado, entre ellos, permitir el examen del efecto de la Gestión Presupuestaria con respecto a las variables macroeconómicas y la proyección del nivel funcional programático con los niveles agregados económicos; mejorar la calidad de la asignación del gasto público, a fin de reducir los costos; mejorar la distribución de responsabilidades en el Proceso Presupuestario; facilitar la identificación de duplicidades de competencias funcionales, mediante la evaluación de gestiones similares y análisis comparativo; mejora la transparencia en la formulación de los presupuestos, mediante la debida identificación de actividades y proyectos; facilitar la comprensión de la materia presupuestaria, utilizando los principales conceptos o definiciones presupuestarias; y controlar el cumplimiento de las metas finales de los programas y sub-programas presupuestarios y su comparación en términos absolutos y relativos.

c. La Ley Anual de Presupuesto

Contiene las asignaciones monetarias, a ser utilizadas por los diferentes organismos del Sector Público, durante el Ejercicio Fiscal del año, estas cantidades asignadas pueden ser variadas por razones de austeridad fiscal, o situaciones de emergencia que justifique dicha variación. 

Contiene normas relacionadas a los aspectos siguientes:

  • Reglas de Ejecución y Normas de Austeridad.

  • Montos para la determinación de los Procesos de Selección.

  • Administración de los Recursos Directamente Recaudados.

  • Modificaciones Presupuestarias.

  • Evaluación Presupuestaria.

d. Directiva para la Programación y Formulación de los Presupuestos Institucionales del Sector Público

Esta Directiva es formulada anualmente por la Dirección Nacional de Presupuesto Público cuyo contenido normativo se centra en la consolidación del Presupuesto Institucional de las entidades del Sector Público, como la principal herramienta de la Gestión de los Pliegos presupuestarios.

También tiene como objetivo establecer las normas de carácter técnico y operativo que permitan a los Pliegos Presupuestarios Programar y Formular sus Presupuestos Institucionales, con el objeto de articular consistentemente la Asignación de los Recursos Públicos determinado al Pliego para el año fiscal con el logro de sus objetivos Institucionales debidamente expresados en metas presupuestarias.

Entre los principales aspectos que contiene se encuentran los siguientes:

  • Disposiciones para la Fase de Programación Presupuestal.

  • Precisión de Gastos.

  • Disposiciones para la Fase de Formulación Presupuestal.

  • Determinación de las Metas Presupuestarias.

  • Precisiones en la Formulación de los Gastos.

  • Determinación de las Unidades Ejecutoras.

e. Directiva para la Formulación y Ejecución del Proceso Presupuestario Sectorial

Este documento se elabora teniendo como fuente la Directiva señalada en el literal anterior, disponiendo que las Unidades Ejecutoras deberán remitir su Proyecto de Presupuesto Anual a la Oficina Sectorial de Planificación que es el órgano encargado de efectuar las gestiones de carácter presupuestario y consiguientemente la de remitir dichas informaciones a la Dirección Nacional de Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas para su trámite y aprobación.

f. Procedimientos Vigentes Institucionales


En base a los dispositivos y directivas anteriores, la Institución para regular los diversos procedimientos formula los documentos siguientes:

  • Directiva de Formulación y Ejecución Presupuestaria.

  • Directiva de Evaluación Presupuestal.

  • Solicitudes de Requerimientos para la determinación del Cálculo de Necesidades.

  • Formulación del Anteproyecto de Presupuesto.

  • Formulación del Presupuesto Analítico Institucional.

  • Directiva para la Administración de los Recursos Directamente Recaudados.


4. ALGUNOS ASPECTOS IMPORTANTES EN EL ÁREA DE ABASTECIMIENTOS


a. Centralización de los Requerimientos para Atención de las Necesidades

Con el propósito de descentralizar la Ejecución Presupuestal, en el año de 1995 se formuló la Directiva para considerar a algunas sedes de la Institución como Unidades Ejecutoras Programáticas para la atención de sus necesidades en bienes y servicios con unas cantidades mínimas con el propósito de que el personal a cargo de ésta función adquiera experiencia en el manejo de los fondos públicos.

Estas pequeñas cantidades asignadas a las sedes, no permiten atender el total de sus necesidades, por lo que éstas se ven obligadas a solicitar al Órgano Central de Abastecimiento con Sede en Lima, las necesidades no satisfechas para su atención. 

Esta situación da lugar a lo siguiente:
Demora en el tiempo de atención de las necesidades reales del organismo.
Afectación en la Operatividad del Servicio, que limita los servicios públicos brindados a la comunidad.
Congestión Administrativa para su atención en el Órgano Central de Abastecimientos.

Poco empeño de algunas sedes en la atención de sus necesidades por limitaciones presupuestales.
Elevación de los costos de los bienes adquiridos por el transporte para su remisión.

Desde el año de 1995 a la fecha, no se ha incrementado los montos asignados a las regiones para este fin, lo que viene agravando cada año lo señalado en el párrafo anterior.


b. Requerimientos Mayores al Calendario de Compromisos

Los requerimientos desde la óptica de abastecimiento, vienen a ser la demanda de bienes y servicios de un Órgano para cumplir con un fin o servicio a realizar.

El volumen de los requerimientos solicitados al Órgano Central de Abastecimiento por las regiones y demás unidades dependientes de él, sobrepasan los límites presupuestales asignados al Instituto para la atención de los mismos.

La Ejecución Presupuestal se realizan mediante los calendarios de compromisos mensuales que otorgan las asignaciones presupuestales de acuerdo a la situación de la Caja Fiscal, lo que no permite atender los pedidos en la oportunidad debida.

También afecta esta atención los recortes al Presupuesto General de la República que se realizan por medidas de Austeridad en el Gasto Público, los cuales afectan exclusivamente en el ajuste de los bienes y servicios asignados.


c. Determinación Real de las Necesidades

A los Requerimientos (R) solicitados se le deduce las Existencias (E) Físicas de Almacén determinando así la Necesidad Real (N), lo cual se refleja en la ecuación siguiente:

Las necesidades solicitadas por las diversas dependencias al Órgano Central de Abastecimiento, aquellas que no son atendidas en el Ejercicio Fiscal vigente, son trasladados para su atención en el siguiente Ejercicio Fiscal, lo cual viene agravando progresivamente la atención de nuevas necesidades. Esto se puede apreciar objetivamente en el cuadro siguiente:


d. La Normatividad Vigente en el Proceso de Abastecimiento

  • Ley N°26850 de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

  • Ley Anual del Presupuesto del Sector Público.

  • Decreto Ley N°26162 del Sistema Nacional de Control.

  • DS N°7039-98-PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

  • Resolución de Contraloría N°072-98-CG, donde aprueban Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público.

  • Manual de Organización y Funciones de la División de Abastecimiento de la Institución.

  • Manual de Procedimientos de la División de Abastecimiento de la Dirección de la Institución.

  • Reglamento del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

B. PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS DE INVESTIGACIÓN

arriba

1. Las Interrogantes como indicadores de la Presente Investigación

a. En Materia de Organización

¿El Departamento de Ejecución Presupuestal tiene actualmente una adecuada Organización?

¿La actual Organización delimita las responsabilidades en forma precisa?

¿Se encuentra racionalizado las funciones y la distribución de labores?

¿Se encuentran precisadas las políticas que se deben desarrollar en el cumplimiento de las funciones?

b. Procedimientos en Ejecución

¿Existe un Plan de Obtenciones?

¿Existen Normas y Procedimientos de Trabajo?

¿Se llevan a cabo Registros adecuados que permitan efectuar acciones de control?

¿Se elaboran informes periódicos sobre el cumplimiento de las metas y otros en la Ejecución Presupuestal?

c. Personal Requerido

¿Existen Programas de Capacitación al Personal que trabaja en el Dpto. de Ejecución Presupuestal?.

¿Es eficiente el desempeño de las funciones que realiza el Personal?

¿Tiene el personal la moralidad requerida para desempeñarse en estos cargos de confianza?

2. Los objetivos que se esperan alcanzar


a. Objetivo General

Conocer si la aplicación del Control Interno constituye un instrumento eficaz en la Ejecución Presupuestal con la finalidad de establecer la forma en que incide en la Administración de las Adquisiciones.


b. Objetivos Específicos

  1. Identificar las principales políticas que se utilizan en el Control Interno y como influye en el trabajo que se realiza.

  2. Determinar si los objetivos que se establecen en esta forma de control inciden en la Gestión que se lleva a cabo en el Departamento de Ejecución Presupuestal.

  3. Verificar si el Planeamiento que se realiza en esta forma de control influye favorablemente en la Gestión de Administración.

  4. Determinar si las estructuras que se utilizan en el Control Interno, permiten establecer el nivel de Gestión en el Dpto. de Ejecución Presupuestal.

  5. Analizar si el Control Interno que se lleva a cabo permite alcanzar los estándares deseados en la Administración del Dpto. de Ejecución Presupuestal.

  6. Precisar si las acciones correctivas que se adoptan en el Control Interno, permiten optimizar los resultados de la Administración.

3. Hipótesis planteadas en la Investigación

a. Hipótesis General

Si el Control Interno se lleva a cabo en forma integral y coherente, entonces influye favorablemente en la Administración del Departamento de Ejecución Presupuestal.

b. Hipótesis Secundarias

  1. En la medida que las políticas que se vienen utilizando en el Control Interno, sean las adecuadas, influirán decididamente en el trabajo que se realiza.

  2. Si los objetivos programados son claros, entonces incidirán favorablemente en la Gestión de Administración.

  3. El mejor planeamiento que se realiza para el Control Interno, influirá en forma positiva en la administración.

  4. Si las estructuras son verificadas cuando se realiza el Control Interno, entonces dicha verificación permitirá determinar el nivel de Gestión.

  5. En la medida que el Control Interno alcance los estándares deseados, influirá favorablemente en la Administración.

  6. Si las acciones correctivas deben emplearse como parte del Control Interno, entonces ayudarán optimizando la Administración.

C. UBICACIÓN INSTITUCIONAL Y PERÍODO DE INVESTIGACIÓN

arriba

1. La Institución Estatal Materia de Investigación en el contexto de las Instituciones del Estado

a. Clasificación Funcional Programática del Sector Público

Anualmente en la Ley de Presupuesto del Sector Público, se establece dicha clasificación, la cual permite el otorgamiento de las Asignaciones Presupuestales a los diversos Órganos del Estado, como se demuestra a continuación:
Ver Cuadro 1, Cuadro 2 en PDF.

b. Estructura Funcional Programática Sectorial

En mérito a la clasificación señalada en el literal anterior, la Oficina Sectorial desagrega a nivel Pliego Presupuestario la asignación de recursos que fueron otorgados en la Ley Anual de Presupuesto; conforme al detalle siguiente:
Ver Cuadro en PDF.

c. Programación Institucional

Teniendo como base la Clasificación Sectorial, el Instituto elabora la programación a este nivel señalándose las Unidades Ejecutoras en la asignación de los recursos del Estado, tal como se señala a continuación:

 

2. El Departamento de Ejecución Presupuestal en actual funcionamiento

a. Ubicación dentro de la División de Abastecimiento
El Departamento de Ejecución Presupuestal es uno de los Órganos de Ejecución de la División de Abastecimiento, la misma que tiene la siguiente Estructura Orgánica.

  1. Jefatura de la División de Abastecimiento.

  2. Secretaria - Mesa de Partes - Archivo.

  3. Departamento de Pasajes y Bagaje.

  4. Departamento de Adquisiciones Directas.

  5. Departamento de Licitaciones y Contratos.

  6. Departamento de Aduanas.

  7. Departamento de Adquisiciones del Hospital I

  8. Departamento de Adquisiciones del Hospital II

  9. Departamento de Ejecución Presupuestal.

  10. Asesoría Legal.

La Organización señalada en el párrafo anterior se presenta en el organigrama siguiente:


b. Organización del Departamento de Ejecución Presupuestal

A partir de Marzo 2000 se elevó a la categoría de Departamento, debido a la importancia y responsabilidad de las funciones que cumple.

La organización que tiene es la siguiente:

  1. Jefatura del Departamento de Ejecución Presupuestal

  2. Secretaria 

  3. Oficina Trámite Documentario.

  4. Sección Control de Ordenes de Compra y Ordenes de Servicio.

  5. Sección Control de Presupuesto.

La Organización expuesta se presenta en el organigrama siguiente:


3. El Período de Investigación Fijado como Base del Trabajo

El período de investigación se circunscribe a los años 1999 como punto referencial y 2000 que es materia de un análisis más exhaustivo.


4. Tipo y Nivel de Investigación

a. Tipo de Investigación

De acuerdo al propósito de la investigación, naturaleza de los problemas y objetivos formulados en el trabajo, el presente estudio reúne las condiciones suficientes para ser calificado como una investigación aplicada; en razón que para su desarrollo en la parte teórica conceptual se apoyará en conocimientos sobre Evaluación de Control Interno a fin de ser aplicados en el Departamento de Ejecución Presupuestal.

b. Nivel de Investigación

Será una investigación "descriptiva" en un primer momento, luego "explicativa" y finalmente "correlacionada", de acuerdo a la finalidad de la misma.


5. Método y Diseño de la Investigación


a. Método de la Investigación


En la presente investigación se empleará el método descriptivo, el mismo que se complementará con el estadístico, análisis, síntesis, deductivo, inductivo entre otros.

b. Diseño de la Investigación


Debido a la naturaleza de la materia de investigación, responde al de una investigación por objetivos de acuerdo al esquema siguiente:

Donde:

OG = Objetivo General

CF = Conclusión Final

HG = Hipótesis General

OE = Objetivo Específico

CP = Conclusión Parcial

c. Población y Muestra

1) Población
La población en estudio está conformada por el personal que presta servicios de la División de Abastecimiento.


2) Muestra
De la población anteriormente señalada se ha tomado como muestra al personal que labora en el Departamento de Ejecución Presupuestal, que constituye el 5% de la población total.

d. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Información

1) Técnicas
   
Las principales técnicas que se ha empleado en la investigación son:

  • Entrevista

  • Encuesta

  • Análisis Documental

2) Instrumentos
   
Los principales instrumentos que se aplicaron en las técnicas son:

  • Guía de análisis documental.

  • Guía de entrevista.

  • Cuestionario.

e. Viabilidad de la Investigación

El trabajo que se ha realizado debido a la importancia y la naturaleza del estudio, se considera que fue necesario llevar a cabo la investigación, en razón que la misma no demandó demasiado costo económico ni el empleo de técnicas especializadas; permitiendo de esta manera que una vez concluido y aprobado, constituya una guía que permita fortalecer el Sistema de Control Interno en el Departamento de Ejecución Presupuestal.


f. Justificación e Importancia de la Investigación

1) Justificación
    En lo referente al desarrollo de este trabajo, se lleva a cabo tomando en consideración la importancia que tiene el Control Interno en la verificación de las actividades que se realizan a nivel organizacional; por lo cual teniendo en cuenta dicha problemática éste estudio busca determinar técnicamente si el Control Interno puede optimizar la Gestión en el Departamento de Ejecución Presupuestal.

2) Importancia
   La presente investigación, tiene por finalidad constituirse en un aporte importante en la gestión que se lleva a cabo a nivel del Departamento de Ejecución Presupuestal; por lo tanto presenta aportes importantes y de aplicabilidad en la Institución

D. LIMITACIONES EN LA INVESTIGACIÓN

arriba

 En el desarrollo del presente trabajo de investigación se han presentado las dificultades siguientes:

  1. En la búsqueda de información por razones funcionales existen restricción para proporcionar datos referentes al área investigada en razón de los niveles de la jerarquización orgánica existente.

  2. El Presupuesto del Sector tiene carácter de Reservado de conformidad al Art. 45° de la Ley N°27209 - Ley de Gestión Presupuestaria, por consiguiente por razones de seguridad la información es restringida.

arriba

 

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