COMUNICACIONES
DE AUDITORIA EN ENTIDADES PUBLICAS
CPC Alan Errol Rozas Flores
Resumen
En todo trabajo de auditoría, el auditor
comunica su opinión sobre los estados financieros de la entidad a través del Dictamen;
pero además, las normas de la profesión, de la EFS (Entidades Fiscaliza-doras
Superiores) y de la INTOSAI (Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores) establecen el deber de comunicar cierta información adicional obtenida
durante la auditoría, especialmente aquella que se refiere a errores e irregularidades
materiales, así como deficiencias significativas en el diseño y operación de la
estructura de control interno. Todo esto, independientemente de las acciones que en su
calidad de fiscalizador le competa a la EFS. En este sentido, a continuación se presentan
un conjunto de elementos necesarios para elaborar diversas comunicaciones con la gerencia
o administración de la entidad, o con el nivel equivalente, de conformidad con la
normatividad aplicable.
En forma general, estas comunicaciones
pueden ser clasificadas de la manera siguiente:
- Comunicaciones emitidas por la entidad.
- Comunicaciones emitidas por el auditor.
Entre las Comunicaciones de la entidad,
se tienen las siguientes:
· Carta de Representación
En algunos países denominada también
como Carta de Gerencia o Carta de Salvaguarda.
· Reporte a Partes Externas.
Entre las Comunicaciones del auditor,
cursadas durante el examen, se tienen las siguientes:
· Memorando de Requerimientos
· Comunicación de Hallazgos
· Comunicación de Reparos
· Carta de Control Interno
Las principales Comunicaciones, que emite
el auditor, son:
· Informe Especial
· Dictamen
· Informe Largo. En algunos países denominado también como Carta a la Gerencia.
Nota.- En algunos países se utiliza la
denominación genérica de Informe de Auditoría a lo que aquí se denomina como Dictamen
e Informe Largo o Carta de Gerencia (es decir ambas comunicaciones juntas).
Conceptos Básicos
1. Carta de Representación
(o Carta de Gerencia o Carta de Salvaguarda)
La Carta de Representación confirma las
aseveraciones orales y escritas proporcionadas por la entidad examinada durante el curso
de la auditoría, y reduce la posibilidad de malos entendidos entre el auditor y el
auditado.
Teniendo en cuenta que las
representaciones orales o escritas obtenidas de la entidad podrían no ser confiables, es
conveniente sustentarlas mediante evidencias. Sin embargo, en algunos casos, en razón de
la naturaleza de las aseveraciones de la gerencia, podría no ser posible sustentarlas.
Consecuentemente es aceptable confiar en la declaración de la entidad, a menos que exista
en poder del auditor evidencias que la contradiga.
Dada la responsabilidad que asume el
auditor en relación con los estados financieros, hasta la fecha de emisión del informe,
es conveniente requerir a la entidad que la fecha de la Carta de Representación sea el
último día de trabajo de campo. Si la entidad no tiene experiencia en este tipo de
trámites, el auditor someterá a su consideración un modelo de esta Carta.
El contenido de la Carta de
Representación debe incluir por lo menos los aspectos siguientes:
1. Una Declaración de la Gerencia (o
Administración) sobre su responsabilidad en la preparación de los estados financieros.
2. Un comentario sobre la disponibilidad de todos los registros y libros.
3. Una Declaración donde indique que no hay errores significativos en los estados
financieros, ni transacciones no registradas.
4. Comentarios sobre el incumplimiento, por parte de la entidad, de cualquier contrato.
5. Comentarios sobre los eventos subsecuentes.
6. Mención sobre irregularidades o actos ilegales.
7. Representaciones sobre el inventario concerniente a bienes obsoletos.
8. Mención sobre otros pasivos.
9. Comentario sobre reclamaciones que los asesores estiman serán defendibles.
Esencialmente, debe tenerse en cuenta que
cuando los ítems rubros o partidas pueden ser cuantificados, la materialidad debe ser
usada para determinar cuáles deberán ser incluidos en la Carta de Representación.
La Carta de Representación debe ser
formulada en papel membretado de la entidad y firmada por los funcionarios de nivel
jerárquico adecuado, los cuales son los responsables y conocedores de los asuntos materia
de la Carta. Generalmente, uno de los firmantes deberá ser el Gerente General (Director
General de Administración) o el funcionario de rango equivalente.
Si la entidad rehúsa entregar al auditor
la Carta de Representación, habrá una limitación al alcance del examen y deberá ser
emitida una opinión calificada. Si la entidad rehúsa firmar la Carta de Representación
en razón de no comprender la terminología utilizada, podrá modificarse o discutirse su
contenido hasta alcanzar su adecuado entendimiento.
Modelos de Carta de Representación se
presentan al final en los Apéndice A y B.
2. Reporte a Partes Externas
El Reporte a Partes Externas es una
comunicación constituida por una declaración de parte que hace la Gerencia (o
Administración) sobre el sistema o estructura de control interno imperante en la entidad,
durante un determinado ejercicio; y generalmente se incluye en el Informe Anual
(Memoria Anual).
Esta comunicación ha sido formalizada
por la versión COSO del Control Interno, la misma que se origina en la práctica usual
que tienen muchas entidades en los Estados Unidos de Norteamericana de incluir informes de
la dirección que aborden el control interno, en sus informes anuales para la alta
dirección. Estos informes tratan del sistema de control interno aplicado en el proceso de
formulación de los estados financieros públicos, los mismos que deben abordar la
eficacia de tales controles e identificar los criterios aplicados para evaluar el sistema
y la fecha a la que se refieren las conclusiones de la Dirección (o Administración).
Además, los informes de la Dirección (o
Administración) sobre el control interno deben tratar la cuestión de la responsabilidad
de la Dirección en base a uno de los enfoques siguientes:
1. Cuando la Dirección (o
Administración) reconoce sus responsabilidades sobre el control interno, a veces citando
uno o más asuntos específicos; pero sin llegar a afirmar explícitamente que la
Dirección haya cumplido con unas tareas determinadas.
2. Cuando la Dirección (o
Administración) afirma haber cumplido con ciertas tareas específicas relativas a su
responsabilidad.
Estos dos enfoques se diferencian en que
uno reconoce responsabilidades particulares en relación con el control interno, mientras
que el otro analiza si se han cumplido con dichas responsabilidades.
Un modelo de Reporte a Partes Externas se
presenta al final en el Apéndice C.
3. Memorando de Requerimientos
Este documento tiene por objeto requerir y/o solicitar de
manera formal la atención por parte de la entidad, hacia el auditor, de cualquier
documentación, información u elemento, componente y/o material que le sirva para tomar
conocimiento o evidenciar sobre situaciones o hechos específicos necesarios para su
examen.
El Memorando de Requerimientos puede
adoptar otras denominaciones similares o parecidas; y su configuración puede estar
estandarizada en la forma Oficio, Memorando o cualquier otro formato.
Un modelo de Memorando de Requerimientos
se presenta al final en el Apéndice D.
4. Comunicación de Hallazgos
La comunicación de hallazgos de auditoría es el proceso
por el cual, el auditor jefe (o encargado) hace conocer a los funcionarios responsables de
la entidad auditada a fin de que en un plazo previamente fijado, presenten sus comentarios
o aclaraciones debidamente documentadas, para su evaluación oportuna y consideración en
el informe. Su propósito es proporcionar información útil y oportuna, en torno a
asuntos importantes que posibilite recomendar, en su momento, la necesidad de efectuar
mejoras en las operaciones y en el sistema de control interno de la entidad.
La comunicación de hallazgos también es
conocida como Comunicación de Observaciones. Es la que el auditor encargado, durante el
proceso de auditoría debe comunicar oportunamente indicando las observaciones a los
funcionarios y servidores de la entidad examinada comprendidos en los hechos observados, a
fin de que en un plazo perentorio establecido presenten sus descargos sustentados
documentariamente, para su oportuna evaluación y consideración en el informe
correspondiente.
Las observaciones se refieren a los
hallazgos determinados como resultado de la aplicación de los procedimientos de
auditoría.
Las observaciones fundamentan las
conclusiones y recomendaciones del informe, y deben cumplir los requisitos siguientes:
· Estar basadas en hechos y respalda -
das con evidencias.
· Ser objetivas.
· Estar fundamentadas en una labor suficiente que sirva de soporte para las conclusiones
y recomendaciones.
El auditor gubernamental debe desarrollar
sus hallazgos que constarán en los papeles de trabajo, debidamente referenciados y
documentados.
Los hallazgos en la auditoría financiera
se definen como asuntos que llaman la atención del auditor y que, en su opinión, deben
comunicarse a la entidad ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar
en forma negativa su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar información
financiera confiable y consistente, en relación con las aseveraciones efectuadas por la
administración en los estados financieros.
Los hallazgos de auditoría pueden
referirse a diversos aspectos de la estructura del control interno, entre otros: ambiente
de control, sistema de contabilidad o procedimientos de control.
Los atributos del Hallazgo a tenerse en
cuenta en el Informe de Auditoría Financiera son cuatro:
1. Condición.- Está constituida por la
situación actual."Lo que es".
2. Criterio.- Está representada por la norma o la unidad de medida que se compara con la
Condición. "Lo que debe ser".
3. Causa.- Es la razón o razones por la que ocurrió la Condición. "¿Por qué
ocurrió?" . "¿Cuál es el origen?".
4. Efecto.- Es la consecuencia o el impacto posible, pasado, presente o futuro (cuando sea
aplicable). "¿Qué ocasiona?". "¿Cuál es el efecto?".
Modelo de Carta de Control Interno se
presenta al final en el Apéndice E.
5. Comunicación de Reparos
Este documento tiene por objeto hacer de
conocimiento de la entidad las observaciones subsistentes que dan lugar a reparo, después
de haber comunicado los hallazgos y haberlos validado con los descargos y comentarios de
los funcionarios de la entidad.
El Reparo tiene connotación netamente
financiera toda vez que representa el o los montos que deben ser repuestos por el
cuentadante, debido al mal uso dado a los recursos de la entidad.
Dan lugar a Reparos, en las cuentas, la
circunstancia de omitirse el cumplimiento de cualquier disposición legal o reglamentaria
que consulte contribución, aportes o impuestos a favor del fisco u otras instituciones; o
que ordene alguna modalidad en la forma de recaudar las rentas, efectuar los egresos o
rendir las cuentas.
La Comunicación de Reparos puede adoptar
otras denominaciones similares o parecidas, y su configuración puede estar estandarizada
en la forma de Oficio, Memorando o cualquier otro formato.
Un modelo de Comunicación de Reparos se
presenta al final en el Apéndice F.
6. Carta de Control Interno
Durante el curso de una auditoría
financiera, el auditor debe estar al tanto de los asuntos relacionados con la estructura
del control interno, que puedan ser de interés para la dirección de la entidad. Los
asuntos que requieren ser reportados se conocen como "condiciones reportables";
es decir, son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión se deben
comunicar, ya que representan importantes deficiencias en el diseño u operación de la
estructura de control interno que podrían afectar negativamente la capacidad de la
entidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme con
las afirmaciones de la gerencia en los estados financieros. El auditor también debe
identificar asuntos que en su opinión no son condiciones reportables; sin embargo,
tendrá que decidir si comunicar o no estos asuntos para beneficio de la administración y
de otros interesados si les concierne.
Debe tenerse presente que el objetivo del
auditor, en la realización de una auditoría de estados financieros, es formarse un
juicio para emitir una opinión sobre los estados financieros de la entidad en general. El
auditor no tiene la obligación de investigar y encontrar "condiciones
reportables"; sin embargo, debe estar al tanto de posibles condiciones reportables a
través de la consideración de los elementos de la estructura de control interno, o de la
aplicación de procedimientos de auditoría en saldos o transacciones, o de alguna otra
manera dentro del curso de la auditoría. La conciencia del auditor, con respecto a las
condiciones reportables, varía en cada auditoría y está influenciada por la naturaleza
y extensión de los procedimientos de auditoría y otros numerosos factores, tales como el
tamaño de la entidad, su complejidad y la naturaleza y diversificación de sus
actividades en el objetivo de la entidad.
El mantenimiento de un sistema de control
interno siempre ha sido una responsabilidad inherente a la administración. Se sabe que la
información sobre la efectividad de un sistema de control interno es necesaria para que
las autoridades y funcionarios responsables del estado puedan evaluar el desempeño de los
administradores gubernamentales; así como la confiabilidad de la información financiera
que reciben. Por lo tanto, es una buena práctica de gerencia que cada entidad adjunte a
sus estados financieros un reporte sobre la efectividad de sus controles internos.
Una forma de incrementar la credibilidad
de la administración gubernamental, puede lograrse mediante la expedición de un informe
sobre la efectividad del control interno de cada entidad. Esto es importante, dado que
constituye un interés
legítimo de los niveles superiores
conocer el alcance de las responsabilidades de la gerencia por el control interno y,
también, la forma en que se descargan sus responsabilidades. Este informe de la
administración debe incluir:
· Identificación de los controles
internos pertinentes.
· Declaración acerca de las limitaciones inherentes a los sistemas de controles
internos.
· Declaración acerca de la existencia de mecanismos de monitoreo del sistema y
evaluación de las deficiencias encontradas.
· Identificación de los criterios contra los cuales se mide el sistema de control
interno.
· Conclusión sobre la efectividad del control interno e identificación de las
debilidades materiales, sí existiesen.
· Fecha en la que se presenta la conclusión.
· Nombre de quien firma el informe.
Además, el auditor debe informar sobre
las aseveraciones de la administración acerca de su estructura de control interno si las
siguientes condiciones están satisfechas:
· La administración acepta su
responsabilidad para lograr la efectividad de la estructura del control interno.
· La administración evalúa la efectividad de su estructura de control interno basada en
el criterio de control.
· La evidencia comprobatoria suficiente está disponible para verificar la evaluación
efectuada por la administración sobre su estructura de control interno.
· La administración presenta una aseveración por escrito acerca de la efectividad de su
estructura de control interno.
Concepto de Informe sobre la
Estructura de Control Interno
Es el documento mediante el cual el auditor comunica a la entidad los resultados de su
comprensión o evaluación del control interno, llevado a cabo con motivo de una
auditoría financiera.
En este documento el auditor deberá
incluir, en forma sucinta, las observaciones más importantes detectadas referidas al
diseño u operación del control interno, que podrían afectar en forma negativa la
capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar información
financiera confiable y consistente.
Responsabilidades
Aunque el auditor está comprometido para informar sobre la aseveración gerencial
acerca de su estructura de control interno, la administración es responsable por su
diseño y mantenimiento efectivo. Por lo tanto, la administración es libre de evaluar su
estructura de control interno sin perjuicio de la realizada por el auditor.
Así mismo, el auditor puede examinar e
informar sobre la estructura de control interno sólo cuando la administración presente
una aseveración, por escrito, acerca de la efectividad de su estructura. De esta forma,
el auditor no está formándose una opinión sobre la efectividad de su estructura de
control interno, sino, más bien, en torno a la aseveración efectuada por la entidad
sobre dicha estructura.
Elementos Básicos del Informe sobre
la Estructura de Control Interno
· Título
· Destinatario
· Párrafo de Introducción
- Identificación de los estados
financieros examinados.
- Expresión de las responsabilidad de la administración de la entidad sobre la
estructura del control interno.
· Párrafo de alcance
- Referencia a las normas de auditoría
generalmente aceptadas y normas de auditoría gubernamental.
- Descripción del trabajo por el auditor para estudiar la estructura de control interno y
evaluar el riesgo correspondiente.
- Descripción de los objetivos de la estructura de control interno.
· Párrafo de identificación de los
hallazgos de auditoría.
· Párrafo de salvaguarda sobre la consideración de la estructura de control interno.
· Lugar y fecha del informe.
· Firma del auditor.
Un modelo de Carta de Control Interno se
presenta al final en el Apéndice G.
7. Informe Especial
Cuando en la ejecución del trabajo de
auditoría se evidencien faltas graves y/o indicios razonables de comisión de delito, en
cautela de los intereses del Estado, el auditor, sin perjuicio de la continuación del
respectivo examen, debe emitir con la celeridad del caso, un Informe Especial (también
conocido como Informe Preliminar) con el respectivo sustento técnico y legal, para que se
efectúen las acciones pertinentes en forma inmediata en las instancias correspondientes.
Esta actitud permitirá al
auditor que con base en su juicio profesional y en observancia de las normas aplicables,
ejerza su labor en los casos de evidenciarse faltas graves y/o indicios razonables de
comisión de delito durante el desarrollo de su trabajo en la entidad auditada. En el caso
de faltas graves se comunicará al titular de la entidad para su deslindamiento respectivo
y correcciones pertinentes.
Para el caso de indicios razonables de
comisión de delito, y dependiendo de la legislación vigente para cada EFS, la instancia
correspondiente sería la Procuraduría para el caso en que la auditoría sea realizada
por la EFS, y las Fiscalías y/o Procuraduría adscrita al sector respectivo, cuando la
auditoría sea efectuada por otros órganos de auditoría interna conformantes del sistema
nacional de control y sociedades de Auditoría designadas.
En la misma fecha de iniciados los
trámites en la Procuraduría y/o Fiscalía, según corresponda, los citados órganos de
auditoría y las sociedades de auditoría remitirán un ejemplar del informe especial a la
EFS y, a juicio del auditor, al titular de la entidad auditada siempre que este último no
se encuentre comprendido en los indicios razonables de comisión de delito.
La emisión del informe especial no exime
al auditor de su obligación de recomendar medidas inmediatas, en cautela del patrimonio
del estado. En la preparación del informe
especial se tendrá en cuenta, básicamente, la estructura que tiene el informe de
auditoría gubernamental.
8. Dictamen
Las normas de auditoría generalmente
aceptadas requieren que se emita un informe, siempre que el nombre del auditor este asociado con estados financieros. Por su
parte las normas del INTOSAI (Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores) relativas a la elaboración del informe establecen que: "Al final de cada
fiscalización, el auditor debe preparar por escrito su opinión o informe poniendo de
manifiesto en forma adecuada los hechos descubiertos; su contenido debe ser fácil de
entender, estar exento de vaguedades o ambigüedades, incluir sólo aquella información
debidamente documentada y además debe ser independiente, objetivo, imparcial y
constructivo". Asimismo, señala: "En relación a la auditoría de regularidad,
el auditor debe preparar un informe escrito, que bien formará parte del informe de las
cuentas o será presentado por separado, de los controles de la conformidad a las leyes y
reglamentos vigentes. El informe comprenderá una declaración de la confirmación
positiva de las partidas comprobadas y una confirmación negativa de las partidas no
comprobadas".
El Dictamen en las auditorías a
entidades públicas ha sido tratado en extenso por lo tanto es ampliamente conocido,
razón por lo cual no es imprescindible tratarlo aquí.
9. Informe Largo o Carta a la Gerencia
Denominada también Carta a la Gerencia,
es el medio a través del cual el auditor emite conclusiones y recomendaciones sobre
aspectos de índole financiero, administrativo y operativo, lo que se determinaron al
realizarse el examen a los estados financieros de la entidad. Generalmente, los aspectos
que se consideran en el Informe Largo (o Carta a la Gerencia) son de menor materialidad
que las salvedades consideradas en el Dictamen; sin embargo, también es usual comentar
adicionalmente tales salvedades con mayor amplitud y detalle.
Estructura
La estructura de un Informe Largo (ó Carta a la Gerencia) de auditoría financiera,
comprende dos documentos: La Síntesis Gerencial y el Informe propiamente dicho.
A. Síntesis Gerencial
Es el documento mediante el cual el auditor presenta en forma resumida a la
administración de la entidad examinada los aspectos más importantes emergentes de su
examen y los resultados alcanzados. Este documento debe ser preparado luego de ser
aprobado el borrador del informe por los niveles correspondientes.
Las observaciones, conclusiones y
recomendaciones incluidas en la Síntesis Gerencial deben ser las más significativas del
informe final y guardar coherencia con el contenido de las mismas en dicho documento. Así
mismo, deberán incluirse las reacciones de la entidad en relación al informe.
B. Informe
La estructura del Informe, que se muestra a continuación, está presentada
modernamente en estricto orden de síntesis, por eso inmediatamente después de la
Introducción se incluyen las Conclusiones; sin embargo, según la normatividad de algunas
EFS, las Observaciones pueden anteceder a las Conclusiones.
· Introducción
La Introducción proporciona al lector los datos necesarios para la mejor comprensión
del cuerpo principal del informe.
El grado de detalle de la información
incluida en la Introducción deberá ser determinado por el auditor y el supervisor
encargado, teniendo en cuenta la naturaleza de los asuntos tratados en el documento. El
punto principal es preparar al lector para prestar atención al mensaje del informe.
Sí la información a presentar resulta
demasiada extensa, se debe considerar su inclusión como Anexos haciendo las referencias
necesarias
· Conclusiones
Las Conclusiones representan el juicio generalizado de carácter profesional del
auditor en relación a las Observaciones formuladas.
En su caso, las Conclusiones deberán
indicar la naturaleza de las responsabilidades en las que hubieren incurrido los
funcionarios o servidores públicos, sea ésta administrativa, civil o penal. La
definición de estas responsabilidades deberá contar con la opinión legal necesaria.
· Observaciones
En la redacción de las Observaciones deberán considerarse los cuatro atributos
principales de los Hallazgos (Condición, Criterio, Causa y Efecto) además de la Sumilla
que precede a cada Observación. Igualmente, el Criterio incluido en la Observación
presentada deberá ser el mismo que fuera concordado con la entidad durante la fase de
planeamiento, a menos que se hubiera coordinado algún ajuste o modificación.
· Recomendaciones
La formulación de Recomendaciones debe ser el resultado de un análisis cuidadoso de
las diversas alternativas consideradas para superar la Causa y Condición de las
Observaciones. En dicho análisis se debe tener en cuenta aspectos, tales como:
- Evidencia suficiente, competente y
relevante.
- La Normativa aplicable vigente.
- La naturaleza y magnitud de la entidad.
- Condición aislada o recurrente del problema.
- Relación beneficio-costo.
- Medios disponibles al alcance de la entidad.
· Anexos
Está constituida por la información ampliada, o de detalle, sobre algunos aspectos
comentados en el cuerpo del informe, y deben ser incluidos en menor cantidad posible; es
decir, tan sólo los necesarios.
Por otra parte, es necesario tener en
cuenta que en algunos países se utiliza la denominación de Informe de Auditoría a lo
que aquí se denomina como Dictamen y Carta a la Gerencia (es decir juntas, ambas
comunicaciones), en cuyo caso el informe de auditoría financiera constaría de dos
partes:
Parte I
(equivalente al Dictamen)
· Dictamen de Auditoría.
· Estados Financieros y Notas.
· Dictamen sobre Información Financiera Complementaria (si fuera el caso).
· Información Financiera Complementaria.
Parte II
(equivalente a la Carta a la Gerencia o Informe Largo)
· Síntesis Gerencial.
· Introducción.
· Conclusiones.
· Observaciones.
· Recomendaciones.
· Anexos.
En algunos países, adicionalmente y
según sea el caso, también se incluyen en la Carta a la Gerencia (o Informe Largo),
otros informes sobre aspectos específicos, tales como:
· Informes para la Cuenta General de la
República.
· Informes sobre la ejecución del Presupuesto Público.
· Informes para los Organismos Internacionales de Crédito (BID, USAID, BIRF, etc.).
· Informes para las entidades supervisoras o Superintendencias de Banca y Seguros.
En todos estos casos y otros similares,
se deberá tener en cuenta las pautas e instructivos y/o directivas existentes para ello.
Modelos de Síntesis Gerencial y de Carta a la Gerencia o
Informe Largo se presentan al final en los Apéndices H e I.
APÉNDICE A
Modelo de Carta de Representación
(elaborado por la entidad auditada)
| Montevideo, de 19X2 Señores
(Nombre de la EFS)
(Dirección y/o Localidad)
Presente.-
A nuestro mejor saber y entender les
confirmamos las siguientes informaciones y opiniones que les suministramos durante el
examen de los estados financieros del 01 de enero al 31 de diciembre de 19X!; con el
propósito de expresar una opinión sobre si dichos estados presentan razonablemente la
situación financiera, los resultados de las operaciones y flujos de efectivo a esa fecha,
de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.
1. Reconocemos la responsabilidad de la
administración en cuanto a presentar razonablemente en los estados financieros, la
situación financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo, de
acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados (u otra base contable
razonable).
2. Hemos puesto a su disposición
todo(a)s:
- Las actas de juntas de accionistas y
sesiones del directorio (aplicable para empresas estatales); y,
- Los registros contables y la información relativa les han sido facilitadas.
3. No conocemos la existencias de
saldo, operaciones o contratos de importancia que no estén relativamente expuestos o
debidamente contabilizados en los registros contables que amparan los estados financieros.
4. Desconocemos la existencia de
irregularidades que involucren a la administración o a empleados que desempeñan roles de
importancia dentro del sistema de control interno contable o cualquier irregularidad en
que de alguna forma esté vinculado otro personal y que podría afectar en forma
significativa, los estados financieros, o alguna violación o posibles violaciones a leyes
o reglamentos cuyos efectos debieran ser considerados para su exposición en los estados
financieros.
5. No existen notificaciones de organismo
superior de control con respecto a incumplimiento de, o deficiencias en, la preparación
de información financiera que podrían tener un efecto significativo sobre los estados
financieros.
6. La entidad ha cumplido con todos los
aspectos contractuales que podrían tener un efecto importante sobre los estados
financieros.
7. No existen:
- Violaciones o posibles violaciones de
leyes o regulaciones, cuyos efectos deberían ser considerados en los estados financieros
o como una base de registro de una pérdida contingente.
- Otros pasivos importantes que requieran ser registrados o revelados.
8. Todos los fondos de caja y bancos y
otros bienes y activos de la entidad, según nuestros conocimientos, han sido incluidos en
los estados financieros.
9. La entidad tiene a su nombre los
correspondientes títulos de propiedad de los activos. Los gravámenes y/o garantías de
importancia sobre cualquier activo se exponen en los anexos o en las notas
correspondientes.
10. Las cuentas por cobrar al 31 de
diciembre de 19X1 por un total de $__________ representan ventas u otros conceptos hasta
esa fecha y no están sujetos a descuentos con excepción de los pagos en efectivo.
11. Las existencias al 31 de diciembre de
19X1 por un total de $ ___________ están valuadas a su costo o valor neto de
realización, el que fuere menor, sobre la base promedio de manera uniforme con relación
al ejercicio anterior.
12. Las existencias al 31 de diciembre de
19X1 han sido determinadas en base a los registros permanentes de control de la entidad,
los cuales fueron ajustados de acuerdo con los resultados de los recuentos físicos
efectuados al cierre del ejercicio por empleados capacitados para ello, efectuándose las
estimaciones necesarias en cuanto a los inventarios obsoletos.
13. No existen deudas, según nuestro
entender, al 31 de diciembre de 19X1, que no estén incluidas en los estados financieros.
No existen otros pasivos de importancia, utilidades o pérdidas contingentes no previstas
o expuestas.
14. No existen compromisos de compras por
cantidades y precios que pudieran originar pérdidas para la entidad. El cumplimiento de
los compromisos contraídos o la imposibilidad de hacerlo, no generarán mayores pérdidas
que las ya contabilizadas.
15. Los estados financieros y notas adjuntas incluyen
todas las exposiciones necesarias para una presentación razonable de la situación
financiera y los resultados de operaciones de la entidad de acuerdo con principios de
contabilidad generalmente aceptados, así como aquellas exposiciones exigidas por la
legislación o reglamentaciones a las cuales esté sujeta la entidad.
16. No conocemos la existencia de
acontecimientos producidos con posterioridad al cierre y hasta la fecha que, pese a no
afectar los mencionados estados financieros, hayan provocado, o es probable que lo hagan,
algún cambio de importancia en la situación financiera o en los resultados de la
entidad.
17. No tenemos planes que afecten
significativamente la clasificación de los activos y pasivos.
18. No hay afirmaciones negativas sobre
reclasificaciones informadas por nuestros abogados como probables aseveraciones que
deberían ser reveladas.
Muy atentamente.
____________________
Titular de la entidad
(y/o Representante legal)
|
APÉNDICE B
Modelo de Carta de Representación
(elaborado por la entidad auditada)
| Montevideo, de 19X2 Señores
(Nombre de la EFS)
(Dirección y/o Localidad)
Presente.-
A nuestro mejor saber y entender les
confirmamos las siguientes informaciones relacionadas con el estado de ingresos y gastos
del proyecto financiado por _____ (entidad financiadora) ______ por el período
comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 19X1.
1. Reconocemos la responsabilidad de la
administración en cuanto a la formulación y presentación razonable del estado de
ingresos y gastos y sus correspondientes notas.
2. El citado estado ha sido preparado
sobre la base de "efectivo" que no considera pasivos, provisiones ni
depreciaciones.
3. No conocemos la existencia de saldos y
operaciones que no estén razonablemente expuestas y debidamente contabilizadas en los
registros que amparan dicho estado.
4. Desconocemos la existencia de
irregularidades que involucren a la administración o a empleados que desempeñan roles de
importancia dentro de la estructura de control interno, o cualquier irregularidad que de
alguna forma involucre a otro personal y que podría afectar de algún modo o significar
violación a los términos del convenio suscrito con _____ (entidad financiadora) ______,
leyes y regulaciones aplicables y, cuyos efectos deberían ser considerados para ser
revelados en el estado de ingresos y gastos.
5. El estado de ingresos y gastos y
sus notas adjuntas incluyen todas las declaraciones necesarias para la presentación
razonable de las transacciones efectuadas y los fondos no utilizados al 31 de diciembre de
19X1 de acuerdo con la base contable de "efectivo" incluyendo las operaciones
ocurridos con posterioridad al 31 de diciembre de 19X1.
Sin otro particular, nos suscribimos.
Muy atentamente.
_________________
Titular de la entidad
(y/o Representante legal) |
APÉNDICE C
Modelo de Reporte a Partes Externas
(elaborado por la entidad auditada)
| Montevideo, de 19X2 Señores
Accionistas (en caso de empresas estatales) o Nombre de la EFS
(Dirección y/o Localidad)
Presente.-
La Entidad XYZ mantiene un sistema de
control interno sobre la presentación de la información financiera, que está diseñado
para proporcionar a la dirección y al consejo de administración un grado de seguridad
razonable en cuanto a la confiabilidad de los estados financieros publicados. El sistema
contiene mecanismos de supervisión y se toman las medidas necesarias para corregir
deficiencias en cuanto éstas se identifican. Todo sistema de control interno, por muy
bien diseñado y eficaz que sea, tiene limitaciones inherentes incluyendo la posibilidad
que los controles sean eludidos, por lo que sólo puede proporcionar una seguridad
razonable en cuanto a la confiabilidad de los estados financieros. Además, debido a los
cambios que pueden producirse en las condiciones del entorno, la eficacia del sistema de
control interno puede variar con el paso del tiempo.
La entidad ha evaluado su sistema de
control interno al 31 de diciembre de 19X1, basándose en los criterios de eficacia del
control interno sobre la presentación de la información financiera descritos en el
informe "Control interno: Un marco integrado" emitido por el Committee of
Sponsoring Organizations of the Treadway Comisión. De acuerdo con dicha evaluación, la
entidad XYZ considera que al 31 de diciembre de 19X1 su sistema de control interno sobre
la información financiera cumple con los mencionados criterios.
Entidad X Y Z
_________________
__________________________
Titular de la
entidad
Gerente
o Director de Administración |
APÉNDICE D
Modelo de Memorando de
Requerimientos
(elaborado por la EFS)
| Montevideo, de 19X2 Señores
(Nombre del Titular de la entidad o del Director de Administración)
(Dirección y/o Localidad)
Presente.-
En relación al examen que está realizando esta EFS
sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 19X1 de su representada, agradeceremos
a Uds. que en un término no mayor de ______ días se sirvan alcanzarnos la documentación
e informes siguientes:
1. ...XXX
2. ...XXX
3. ...XXX
4. ...XXX
Así mismo, agradeceremos informar y/o formular sus
comentarios sobre los aspectos y/o eventos siguientes incidiendo en _______ (indicar las
áreas de incidencia) _________:
1. ...XXX
2. ...XXX
3. ...XXX
4. ...XXX
Atentamente,
________________________
(Nombre de la EFS)
Jefe Comisión de Auditoría |
APÉNDICE
E
Modelo de Comunicación de
Hallazgos
(elaborado por la EFS)
| Montevideo, de 19X2 Señores
(Nombre del Titular de la entidad o del Director de Administración)
(Dirección y/o Localidad)
Presente.-
En relación al examen que está realizando esta EFS
sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 19X1 de su representada, hacemos de
vuestro conocimiento los hallazgos de auditoría que a continuación se describen a fin de
que en un término no mayor de_____ días se sirvan alcanzarnos sus descargos y/o
comentarios debidamente sustentados con la documentación respectiva que corresponda. Debemos significarles que en caso de
no recibir respuesta al presente en el término indicado, tales hallazgos serán incluidos
en el informe definitivo.
1. ...XXX
2. ...XXX
3. ...XXX
4. ...XXX
5. ...XXX
6. ...XXX
7. ...XXX
Atentamente,
________________________
(Nombre de la EFS)
Jefe Comisión de Auditoría |
APÉNDICE F
Modelo de Comunicación de Reparos
(elaborado por la EFS)
| Montevideo, de 19X2 Señores
(Nombre del Titular de la entidad o del Director de Administración)
(Dirección y/o Localidad)
Presente.-
En relación al examen que está
realizando esta EFS sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 19X1 de su
representada, hacemos de vuestro conocimiento las observaciones subsistentes que
constituyen reparos, las cuales no han sido levantadas ni subsanadas:
1. ...XXX
2. ...XXX
3. ...XXX
4. ...XXX
5. ...XXX
6. ...XXX
7. ...XXX
Es de significarle que los citados
reparos representan el o los montos que deben ser repuestos por el cuentadante en forma
inmediata; sin perjuicio de las acciones administrativas, civiles y/o penales a que haya
lugar.
Atentamente,
_______________________
(Nombre de la EFS)
Jefe Comisión de Auditoría |
APÉNDICE G
Modelo de Carta de Control Interno
(elaborado por la EFS)
Informe de los
Auditores Externos
(o Nombre de la EFS)
Al Titular de la Entidad X Y Z
1. Hemos auditado el balance general y
los estados de gestión y de flujos de efectivo de la Entidad XYZ por el periodo
comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 19X1, y hemos emitido nuestro
informe sobre el mismo con fecha ¡! De marzo de 19X2. La administración de la entidad es
responsable de establecer y mantener una estructura de control interno. Para cumplir con
esta responsabilidad, se requiere de estimaciones y opiniones de la dirección de la
entidad para determinar y evaluar los beneficios esperados y costos relacionados de las
políticas y procedimientos de la estructura de control interno.
2. En el planeamiento y realización de
la auditoría a los estados financieros de la entidad XYX, por el año terminado al 31 de
diciembre de 19X1, consideramos su estructura de control interno para determinar nuestros
procedimientos de auditoría, con el propósito de expresar una opinión sobre tales
estados, mas no para proporcionar una seguridad del funcionamiento de la estructura de
control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos relacionados con el funcionamiento
de dicha estructura, que consideramos deben ser incluidos en este informe por estar de
acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas, las normas de auditoría
gubernamental emitidas por la EFS (Nombre de la EFS) y por el INTOSAI. Los asuntos que nos
llaman la atención y que están relacionados con deficiencias importantes en el diseño y
operación de la estructura de control interno, en nuestra opinión, podrían afectar en
forma negativa la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar
información financiera consistente con las aseveraciones de la administración en los
estados financieros. Los objetivos de una estructura de control interno son proporcionar a
la administración de la entidad con razonable, pero no absoluta seguridad, que los
activos están protegidos contra pérdidas debido al uso o disposiciones no autorizadas, y
que las transacciones son ejecutadas de acuerdo con autorizaciones de la administración
de la entidad y registradas adecuadamente para permitir la preparación de los estados
financieros. Debido a las limitaciones inherentes a cualquier estructura de control
interno, pueden ocurrir errores o irregularidades, y no ser detectados. También la
proyección de alguna evaluación de la estructura para periodos futuros está sujeta al
riesgo que los procedimientos lleguen a ser inadecuados debido a cambios en las
condiciones o que el grado de cumplimiento de los procedimientos se haya deteriorado.
3. Para fines de este informe, hemos
clasificado las políticas y procedimientos significativos de la estructura de control
interno en las categoría siguientes:
A. Aspectos Generales
B. Aspectos Contables, Financieros y Operativos
C. Tesorería (recepción, custodia y pago de fondos)
D. Adquisición de Bienes y Servicios
E. Gastos de Personal
F. Activos Fijos
G. Otros Gastos e Ingresos Extraordinarios
Para todas las categorías antes
descritas obtuvimos un entendimiento de las políticas y procedimientos relevantes y si es
que han sido puestas en operación, y evaluamos los riesgos de control.
4. Una debilidad material es una
condición en la cual el diseño y operación de los elementos específicos de la
estructura de control interno no reducen a un nivel relativamente bajo el riesgo de
errores o irregularidades, en montos que podrían ser importantes en relación con los
estados financieros auditados, puedan ocurrir y no ser detectados oportunamente por los
empleados en el cumplimiento de sus funciones asignadas. Notamos ciertos aspectos que
involucran la estructura de control interno y sus operaciones, que consideramos como
hallazgos de auditoría bajo las normas de auditoría establecidas en el país, las normas
de auditoría gubernamental emitidas por la EFS (Nombre de la EFS) y por el INTOSAI. Los
hallazgos de auditoría comprenden aspectos relacionados con deficiencias en el diseño u
operación de la estructura de control interno, que a nuestro juicio, podrían afectar en
forma negativa la habilidad de la entidad XYZ para registrar, procesar, resumir y reportar
información financiera consistente con las aseveraciones de la administración de la
entidad sobre el contenido de los estados financieros, por el periodo comprendido entre el
01 de enero y el 31 de diciembre de 19X1. Los hallazgos de auditoría están descritos con
mayor detalle en las páginas siguientes y se resumen a continuación:
a. El ambiente de control durante el
periodo examinado fue débil (ver página...).
b. No se ha implementado un sistema
contable, ni de información gerencial que permita controlar efectivamente las actividades
financieras y contables, a fin de proteger adecuadamente los activos fijos de la entidad
XYZ (ver página...).
5 Nuestra consideración sobre la
estructura de control interno no revela necesariamente todos los aspectos de la estructura
de control interno que podrían ser situaciones reportables, y consecuentemente, no
revelará todos los hallazgos de auditoría que también sean considerados como
debilidades materiales como se definió antes. Sin embargo, creemos que los hallazgos de
auditoría descritos constituyen debilidades materiales. Otros asuntos relacionados con el
control interno y su operación, que consideramos de menor significación han sido
informados a la administración de la entidad XYZ, por separado, en carta de fecha 15 de
febrero de 19X1.
6. El presente informe está destinado
sólo para uso de la administración de la entidad XYZ. Esta restricción no pretende
limitar la distribución de este informe que, con autorización de la propia entidad, se
considere un asunto de interés público.
Montevideo, Uruguay
____ de __________ de _______
Atentamente,
_______________________
(Nombre de la EFS)
Jefe Comisión de Auditoría |
APÉNDICE H
Modelo de Síntesis Gerencial
(elaborado por la EFS)
| Montevideo, de 19X2 Señor
(Titular de la entidad)
(Dirección y/o Localidad)
Presente.-
El presente documento contiene el resumen
ejecutivo de los resultados de la auditoria
financiera practicada al Proyecto "Rehabilitación Fluvial" - Convenio de
Préstamo N° 17XX-UR
con el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento - BIRF, por el periodo
comprendido
entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 19X1.
1. Antecedentes del Proyecto
(Comentar los antecedentes; por
ejemplo:
En 19XX el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento, que en adelante se denominará
BIRF , ,y la República Oriental del Uruguay suscribieron el Convenio de Préstamo
N° 17XX-UR
por U.S. $ 170.0 millones para financiar el costo de Proyecto de Rehabilitación
Fluvial.
El propósito del Préstamo es
.........................................................................................
El Proyecto tiene como objetivo
rehabilitar la infraestructura de transportes fluviales y se
extiende a reformas en el subsector fluvial; comprendiendo los cinco componentes
siguientes........................................................................................
El Proyecto está a cargo de la Unidad Ejecutora:
.............................................................................................................................
El desagregado del Préstamo por componentes de
inversión se describe a continuación:
.............................................................................................................................
2. Objetivos y Alcance de la Auditoría
Conforme a las bases establecidas, la
EFS determinó los objetivos siguientes:
(Comentar los objetivos; por ejemplo: emitir un dictamen de auditoría sobre los
estados
financieros e información complementaria consolidada del Proyecto de Rehabilitación
Fluvial.
Los procedimientos de auditoría más
importantes utilizados durante nuestro examen fueron: ................................................................................................................................
3. Resultados de la Auditoría
Como resultado de la auditoría practicada sobre los estados financieros del Proyecto
de
Rehabilitación Fluvial, correspondiente al período comprendido entre 01 de enero y el 31
de diciembre de 19X1, hemos emitido nuestro informe de auditoría con fecha 18 de marzo de
19X2. Un resumen se presenta a continuación
....................................................................................................
4. Acciones adoptadas por la
Entidad
Mediante Informe N° ............... la Gerencia de Administración y Finanzas del
Proyecto de Rehabilitación Fluvial informa las acciones correctivas dispuestas, a fin de
implementar las recomendaciones relacionadas con el control financiero de Proyecto,
principalmente en cuanto al control contable
de...............................................................................................................
Atentamente,
______________________
(Nombre de la EFS)
Jefe Comisión de Auditoría |
APÉNDICE I
Modelo de Informe Largo (o Carta a
la Gerencia)
(elaborado por la EFS)
Informe N° YYY-X2
A : (Titular de la Entidad)
Asunto : Deficiencias en Áreas
Financiera, Administrativa y Operativa.
Fecha : Montevideo, de 19X2
Ref. : Oficio N°
....................
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
A. INFORMACIÓN RELATIVA AL EXAMEN
A.1. Motivo del examen
A.2. Naturaleza u objetivo del examen
A.3. Alcance del examen
A.4. Comunicación de hallazgos
A.5. Informes de auditoría emitidos
B. INFORMACIÓN RELATIVA A LA ENTIDAD
B.1. Antecedentes y base legal
B.2. Principales actividades desarrolladas por la entidad auditada
B.3. Relación de funcionarios a cargo de la gestión
CAPÍTULO II
CONCLUSIONES
- Conclusión N° 1
- Conclusión N° 2
- Conclusión N° 3
- Conclusión N° 4, etc.
CAPÍTULO III
OBSERVACIONES
Observación N° 1
- Sumilla (o Título)
- Condición
- Criterio
- Causa
- Efecto
Observación N° 2
- Sumilla (o Título)
- Condición
- Criterio
- Causa
- Efecto
CAPÍTULO IV
RECOMENDACIONES
Recomendación N° 1
- (Descripción de la Recomendación)
- Comentarios de la Entidad
Recomendación N° 2
- (Descripción de la Recomendación)
- Comentarios de la Entidad
ANEXOS
Adjunto se presentan los Anexos
siguientes:
Atentamente.
_________________
(Nombre de la EFS)
Jefe Comisión de Auditoría |
BIBLIOGRAFÍA
ARENS, Alvin / K. LOEBBECKE, James
1996. Auditoría: Un enfoque integral.
Editorial Prentice Hall Hispanoamericano S. A.
Banco Interamericano de Desarrollo
(BID).
Política del Banco sobre Auditoría de Proyectos y Entidades (AF-100).
Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
Guías para la Preparación de Estados Financieros y Requisitos de Auditoría
(AF-300).
Comité de Normas de Auditoría.
Normas de Auditoría del INTOSAI.
CONTRALORÍA General de la
república del perú.
1998. Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU).
Instituto Mexicano de Contadores
Públicos.
Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.
Instituto Mexicano de Contadores
Públicos.
Normas Internacionales de Auditoría- IFAC.
Instituto Mexicano de Contadores
Públicos.
Declaraciones sobre Normas de Auditoría - AICPA.
*) Docente Asociado de la Facultad de Ciencias Contables
de la UNMSM. |
