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Gest. Terc.
Milen. 2003, 5 (10) : 19 - 22 |
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LOS AUDITORES CONTABLES/ADMINISTRATIVOS
Y LOS SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE DATOS
Félix A. Rivera León*
IDEA PRINCIPAL
Con el fin de establecer metas realistas y ¡levar a cabo sus funciones eficazmente, los
auditores deben saber lo que sus empresas y la Alta Dirección esperan de ellos. También
deben tener una comprensión clara de los objetivos de la administración superior y de
sus necesidades. Este artículo discute estas cuestiones y describe los tipos de
relaciones que deben existir entre los auditores contables/administrativos, los técnicos
en informática y la administración superior si se desea asegurar la operación
controlada y eficiente de la empresa.
EN CUANTO AL CONTROL
Los auditores evalúan la adecuación, la eficiencia, y la eficacia de los sistemas de
control de una empresa. El objetivo de estos sistemas es limitar los riesgos
proporcionando una seguridad razonable de que: los activos estén apropiadamente
resguardados, la información (financiera y otra) sea oportuna y confiable así como los
errores y las irregularidades sean localizados y corregidos prontamente.
Los sistemas de control promueven la eficiencia operativa y coadyuvan al logro de
políticas y otras restricciones que se establezcan. Aunque los auditores tienen un
interés decisivo en verificar los resultados informados de la actividad del negocio, su
preocupación prioritaria debe ser la continua eficacia de los sistemas de control que
influyen en toda la actividad de la empresa.
EN CUANTO AL AMBIENTE DEL SISTEMA
Al evaluar la adecuación de los sistemas de control, el auditor debe determinar si sus
características de diseño pueden realmente promover el control. El auditor evalúa los
sistemas de control comparando lo que debería ser con lo que es, cuando el auditor estima
la eficiencia, él o ella pregunta ¿Es éste el control preferido? Debe entonces
determinar si los beneficios proporcionados por los controles exceden a su costo.
Al evaluar la eficacia, el auditor mide el grado de conformidad con los procedimientos de
control, y la medida en que tal acuerdo sirve para el propósito del control intentado. La
pregunta sería ¿funcionan los controles?
Los controles pueden promover el éxito operativo, como restringir actividades. Por tanto
el auditor debe evaluar los sistemas de control de acuerdo con sus incentivos y sus
sanciones; los sistemas de control deben:
Promover la eficiencia
operacional, comprenden los procesos utilizados para seleccionar y entrenar empleados,
para establecer procedimientos, fijar requisitos de ejecución, medir resultados, y
proporcionar incentivos.
Contener características que alienten
la conformidad con las necesidades de la empresa, incluyen tener el cuidado de emplear
personas aptas para actuar de acuerdo con la política de la compañía, el
establecimiento de límites de autoridad, y la comunicación de la conducta esperada.
Ser entendidos claramente, probabilidad
de que la gente mal interprete instrucciones, ejerza un juicio pobre, o tenga que
funcionar en circunstancias cambiadas puede limitar la eficacia de cualquier sistema de
control. El auditor debe conservar en mente estas contingencias al evaluar los sistemas de
control en vigor y los proyectados.
EL AUDITOR Y LOS FRAUDES
Los sistemas de control, no la función de auditoría, proporcionan la seguridad
primordial contra el fraude. Sin embargo, los auditores deben evaluar la aptitud de los
sistemas para alcanzar ese fin. Para ese efecto, el auditor debe entender los propósitos
del negocio y las prácticas de control necesarias para lograrlos.
Comúnmente es sólo por casualidad que los auditores pueden detectar transacciones
irregulares para las cuales no hay registro (ejemplo, un recibo de dinero no registrado de
una fuente para la cual no hay evidencia de contabilidad), una transacción aislada que no
se repite (ejemplo, una sola compra fraudulenta), o irregularidades que están bien
encubiertas por connivencia. En el curso acostumbrado del ciclo de auditoría, el auditor
debe ser capaz de detectar irregularidades que:
Los auditores también deben aceptar la
responsabilidad por irregularidades que resulten de su omisión para informar a la
administración de debilidades en los sistemas de control.
LA OBLIGACIÓN DE LOS AUDITORES
Tanto el auditor como la administración ejecutiva reciben su autoridad del Directorio. La
administración para diseñar y mantener sistemas de control. El auditor para evaluar
aquellos sistemas.
Como el proceso de evaluación sirve para la función de diseño y mantenimiento, el
auditor también está obligado a rendir cuentas a la dirección ejecutiva. Esta
obligación, sin embargo, no significa que la dirección pueda restringir la independencia
funcional del auditor. De tal forma que este último conserva la independencia de criterio
funcional.
Además, el auditor debe recordar que la función de auditoría sirve a muchos usuarios.
Aunque no sea responsable ante los usuarios, el auditor tiene una obligación con ellos.
La relación auditor usuario debería caracterizarse por la integridad, la comunicación
sincera, el respeto mutuo. La satisfacción del usuario debería ser una consideración
importante en la evaluación que haga el Directorio del desempeño de la auditoría.
EN EL CONTEXTO DEL PROCESO ELECTRÓNICO DE DATOS (PED)
Los auditores inmersos funcionalmente en el proceso electrónico de datos (PED), a menudo
es una actividad mal entendida, los auditores deberían aclarar lo que se espera de ellos.
Se espera que el auditor tome las siguientes medidas:
En cuanto al riesgo. "Pensar en el
riesgo" no significa simplemente considerar como parte de la revisión de un sistema
o de la auditoría de alguna función del PED. El riesgo debe ser una primera
preocupación d 1 auditor y evaluar no sólo lo que haga sino cuándo lo haga. El auditor
no sólo debe reconocer problemas sino también convencer y alentar a la administración a
tornar la acción correctiva oportuna.
Evaluar controles dentro de un sistema
nuevo. El auditor debe evaluar los controles dentro de sistemas nuevos antes de que sean
operacionales. Debería tener una vinculación estrecha con el diseño del sistema y el
personal de PED, y trabajar con los comités que dirigen las principales gestiones en el
desarrollo de los sistemas. El auditor debe estar presente en estas reuniones no sólo por
su propia educación sino también para fomentar en los usuarios y diseñadores una
conciencia de la necesidad de controles.
Aplicar técnicas de auditoría
avanzadas. El auditor debe usar técnicas avanzadas para realizar procedimientos de
auditoría. Debería saber suficiente sobre técnicas de análisis operacional a fin de
determinar cuáles instrumentos analíticos puede pedir prestados al ingeniero, al
matemático, así como a los propios técnicos del PED. Al tratar con el riesgo, conceptos
tales como el análisis cuantitativo, la teoría de decisión, la probabilidad, y el
análisis de redes son importantes para la auditoria.
Dotar de apoyo técnico a los
auditores. El auditor debe trabajar con los técnicos del PED para ayudarse y entenderse
con sistemas automatizados, a identificar procedimientos manuales que puedan automatizarse
y a interpretar documentación técnica. La esperanza de que los auditores trabajen con
aquellos faltos de entrenamiento especializado es crítica, porque algún día todos los
auditores lo serán de PED.
COMUNICACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN
Los técnicos del PED deben proveer el puente interpretativo entre la jerga técnica del
departamento de PED y el lenguaje de la administración. Los auditores se comunican con la
administración para: informarla, promover el control y mejorar la comprensión de la
auditoría
Con el objeto de ser fuente informativa para la gerencia, el auditor debe vencer la
reacción típicamente defensiva hacia los resultados de las investigaciones de la
auditoría. Aunque la administración comprenda la necesidad y la importancia del control
y de la revisión contable, a menudo es menos que entusiasta sobre la función de la
auditoría cuando es sometida a intervención de la auditoría. Por tanto, el auditor debe
mostrar una actitud positiva hacia los objetivos de la administración y, de esta manera,
crear una atmósfera más receptiva para los resultados de su investigación. Puede
entonces reseñarlos y explicar su sentido (es decir, cómo se relacionan con los
objetivos de administración y control). Si el auditor no demuestra preocupación por las
prioridades de la administración, los resultados de sus indagaciones no recibirán de
ésta la atención conveniente.
Sin embargo, el interés del auditor en lo que atañe al control, debe extenderse más
allá del reporte de los resultados de sus hallazgos. Debe motivar a la administración
para que corrija condiciones inaceptables y mantenga unas más eficaces. La naturaleza del
control, particularmente en sistemas mecanizados, demanda una acción continua de parte de
la administración para preservar la eficacia. El auditor debe promover prácticas que
expresen solidez en los negocios porque ellas son sinónimo de control eficaz.
RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR
La calidad en el ejercicio de la auditoría y las normas de conducta profesional se
aplican a todos aquellos que utilizan procedimientos de revisión contable/administrativas
para apoyar conclusiones respecto a los sistemas de control.
Capacitación. El auditor idóneo tiene el entrenamiento técnico y la pericia
necesarios para dirigir sus quehaceres. El entrenamiento técnico y la pericia son
requisitos separados. El entrenamiento se relaciona con la educación; la pericia con la
aplicación de esa educación y del juicio adquirido por medio de la experiencia. El
auditor debe haber completado con éxito el estudio formal y el entrenamiento en
disciplinas como contabilidad, auditoría, análisis de operaciones, administración,
estadística, derecho mercantil, y ciencias de la computación, y ser capaz de aplicar esa
educación a su trabajo. El auditor experto tiene conocimiento de los conceptos de
sistemas operativos, programas, aplicaciones, tiempo compartido, y otros recursos
controlados por los usuarios.
El profesionalismo en la auditoría. Los auditores pueden ganar el apoyo y
comprensión de sus empresas respetando un conjunto de normas, como las establecidas por
el Colegio de Contadores Públicos de Lima, así como las difundidas por la Contraloría
General de la República a través de su Escuela Gubernamental. Asumir las fuentes de
conocimiento establecidas por el Comptroller General of the United Estates -Contralor
General de los Estados Unidos-, el Institute Of Internal Auditors -Instituto de Auditores
Internos-, o el Bank Administration Institute -Instituto de Administración Bancaria-.
El ambiente moderno de los negocios exige que un auditor mantenga la pericia por medio de
la educación continua y las asociaciones profesionales. La reputación de todos los
auditores depende hasta cierto punto de la conducta de cada uno de ellos. El trabajo del
auditor, por tanto, debería reflejar un debido cuidado profesional. Esto impone una
obligación ética a todo auditor de demostrar competencia para ejecutar procedimientos
tanto administrativos como de auditoría.
RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCIÓN
La Dirección debería darse cuenta de que una función eficaz de auditoría necesita el
apoyo que, comprometa a toda la empresa. El auditor no puede realmente considerarse
responsable de norma alguna de competencia o cumplimiento personal sin los recursos
necesarios y el apoyo total de la empresa.
Esta última debe proporcionar y mantener un ambiente dentro del cual el auditor tenga
libertad para actuar. Aquellos cuyos deberes y responsabilidades están sujetos a
revisión por la auditoría, incluido el área del PED, no pueden tener la autoridad para
regular la esfera de acción del trabajo de la auditoría o de los procedimientos que los
auditores consideran necesarios. La responsabilidad del auditor de evaluar sistemas de
control con independencia debe llevar aparejada la autoridad para determinar el campo de
acción y para escoger los medios de investigación.
El proceso de intervención y ajuste de cuentas no está completo hasta que el auditor no
esté satisfecho por la atención pertinente a los resultados de sus indagaciones. Al
demandar a la administración que responda formalmente sobre los resultados de la
auditoría, la empresa contribuye a la eficacia de la función y aumenta la probabilidad
de que reciban la atención conveniente.
La obligación del auditor de rendir cuentas debe basarse en parte en un sistema de
presupuesto que incluya suficiente planificación de auditoría para demostrar las
necesidades de revisar las cuentas de la empresa y su adhesión a las normas de la
auditoría.
Al confiar recursos para la función de auditoría, la empresa debe esperar que el auditor
apoye peticiones por medio de un proceso presupuestario establecido. La empresa debería
medir la ejecución de su función de auditoría de acuerdo con la oportunidad, la
eficiencia y la calidad de su trabajo. La oportunidad se demuestra programando los
trabajos según las evaluaciones relativas de riesgo y expidiendo reportes con prontitud.
Los auditores, pueden demostrar su eficiencia completando su trabajo dentro de un plazo
razonable, un programa eficiente de auditoría también minimiza el tiempo y el esfuerzo
que otros auditores, como los Contadores Públicos Colegiados (CPC), deben gastar sin
afectar el campo de acción adecuado.
Los programas formales y papeles de trabajo, la forma y el contenido de los reportes ponen
en evidencia la calidad de una función de auditoría. La empresa debería considerar el
uso de las opiniones formadas por contadores públicos colegiados y otros auditores para
que ayuden en esta evaluación de funcionamiento.
RECOMENDACIÓN
El auditor puede aportar más a la empresa que evalúa, la seguridad que proporciona
mediante su alto nivel de conciencia del riesgo. Los auditores deben ser oyentes y
observadores experimentados. Deben usar sus aptitudes para comprender los puntos fuertes y
débiles de la empresa, sus oportunidades y problemas. La calidad de sus productos, la
dignidad y el interés de sus empleados, y las eficiencias y debilidades de sus
operaciones. Cuando un auditor comprende de principio a fin a la empresa bajo su óptica
de responsabilidad, un conocimiento del riesgo tema significativo en función de la
eficiencia de la auditoría y de la comunicación con la gerencia.
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Contador Público Colegiado. Profesor asociado de la Facultad de Ciencias Administrativas
de la UNMSM. Estudios de Maestría en Administración de la UNMSM.
E-mail: frivera@hotmail.com
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