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b. Contenido
Este manual contendrá principalmente lo siguiente :
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La misión del Departamento de Ejecución Presupuestal.
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Las fases del Control en el proceso de Ejecución Presupuestal.
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Los procedimientos específicos en cada una de estas formas.
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Las responsabilidades de los elementos de Ejecución y de Control.
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La coordinación entre el personal que interviene en este proceso.
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La supervisión del elemento directriz.
2. Elaboración de una Directiva de Procedimientos Operativos de Control Interno
a. Fundamentación
El contar con una Directiva de Procedimientos Operativos de Control Interno esta vinculado con el objetivo I referente a la Política de Control y Supervisión y al objetivo II en cuanto a la gestión que se realiza en dicho departamento.
Las normas dadas sobre Control Interno se encuentran en diversos dispositivos separados y muchas veces no son concordantes.
El propósito de la directiva es resumir en un solo documento en forma precisa y detallada lo que debe realizar cada Órgano de Control en sus diversas fases.
La ventaja de una Directiva, además de ser ágil; puede ser variada y actualizada en cualquier momento que se requiera por el Jefe de Departamento de Ejecución Presupuestal, sin tener que recurrir a una Resolución Directoral, lo que sí ocurre en el caso de los manuales por ser aprobados éstos en ese nivel.
b. Contenido
Esta directiva contendrá lo siguiente :
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Del objeto de la directiva para que el personal conozca sus funciones.
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La finalidad que se persigue.
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El alcance para determinar quiénes están obligados a cumplirla.
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La base legal en que se sustenta.
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La situación del departamento.
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Disposiciones generales, en la que se dicten normas comunes a todos los órganos.
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Disposiciones específicas para cada acción de control en particular.
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Disposiciones complementarias en caso de ser necesarias.
3. Racionalización de las Adquisiciones de conformidad a lo Presupuestado y verificación física de los bienes internados.
De acuerdo a las normas presupuéstales no se puede comprometer en gasto alguno ninguna suma que exceda al Calendario de Compromisos que mensualmente señala para sus gastos la Dirección Nacional de Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas.
El exceder las sumas señaladas no solo contravienen dichas normas sino que afecta la adquisición de futuros bienes que se encuentran en el Plan de Adquisiciones.
Igualmente toda adquisición debe seguir un estricto proceso, el mismo que concluye con el internamiento en el Almacén General y su posterior entrega al órgano solicitante, movimientos que deben quedar registrados en los respectivos libros y tarjetas con que cuenta el almacén, los mismo que servirán posteriormente para la elaboración de los estados financieros.
Las necesidades que demandan la realización de ciertos operativos especiales no previstos deben estar incluidos en el Plan de Contingencia que se formulen para atender estos casos no considerados dentro del Presupuesto Ordinario otorgado a la Institución, de esta forma no se afecta el Presupuesto Inicial.
4. Establecimiento de una Prelación de Pagos
Esta propuesta tiene relación con el Objetivo V en la cual se propone alcanzar los estándares deseados, dentro de los cuales se encuentra inmerso el orden donde se va efectuar los pago a los proveedores, la no existencia de esto origina reclamos e interpretaciones diversas en la forma como son atendidos los mismos.
Estas normas deben ser también de conocimiento de los proveedores de Bienes y Servicios que realizan transacciones en esta entidad, con la finalidad de que conozcan las reglas a que se sujetan evitando posteriores reclamos.
Las acciones de Control deben incidir de que esta prelación de pagos se cumplan; dictándose las medidas correctivas necesarias en caso de incumplimiento.
5. Capacitación Técnica de los Recursos Humanos
La capacitación señalada esta relacionada con el cumplimiento del Objetivo VI, por ser el elemento humano el ente que ejecuta todas las acciones de control planeadas con anticipación.
El rendimiento del personal será mayor cuando juntamente a los conocimientos técnicos que se impartan, proporcione los medios necesarios para el incremento de su productividad.
Esta capacitación deberá efectuarse obligatoriamente en forma anual y en cualquier momento cuando exista cambio de normas y se efectúe rotación del personal por necesidad del servicio; asimismo debe ser impartida por elementos ajenos a la Institución; pero que formen parte de los Órganos Directrices de Control.
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B. PROPUESTAS PARA UNA MEJOR ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS.
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Estas dos propuestas que se mencionan a continuación están orientadas a alcanzar el Objetivo III planteado:
1. Otorgar Personería Jurídica a la Institución.
La Ley Orgánica de creación de la Entidad no otorga Personería Jurídica, motivo por el cual los mayores volúmenes de adquisiciones de bienes y/o servicios son realizados por la Oficina General de Administración del Pliego, ejecutando la Institución solo Adquisiciones Directas de acuerdo a los montos dispuestos en la Ley Anual de Presupuesto.
Esta situación origina una dilación en el proceso de Adquisiciones y que en algunos casos por la falta de conocimiento de la problemática real del Instituto, los bienes adquiridos no se ajustan a las verdaderas necesidades.
De esta forma no solamente la responsabilidad estaría centralizada, sino que además las diversas acciones de control se aplicarían conforme a las normas establecidas.
2. Creación de una Unidad Ejecutora en la Dirección de Logística
Anualmente la Dirección Nacional del Presupuesto Publico del Ministerio de Economía y Finanzas, establece para cada organismo del Estado las Unidades Ejecutoras del Presupuesto Público en base a lo requerido por cada Entidad. En el caso de la Institución materia de estudio el presupuesto esta descentralizado en Catorce (14) Jefaturas a nivel nacional, y en la Capital Cuatro (04) Unidades Ejecutoras, manejando cada una de ellas el Presupuesto que tenga asignado.
En la Capital de la Republica se encuentra la Dirección de Economía de la Institución considerada como Órgano de Pago de los compromisos efectuados por la Entidad, siendo esta última la que tiene que remitir toda la documentación sustentatoria contenida en las Ordenes de Compra y Ordenes de Servicios, para el pago correspondiente. Siendo esta situación muchas veces la que altera la prelación de pagos que realiza la Dirección de Logística, originándose en algunos casos reclamos posteriores al no haberse cumplido conforme lo establecido para la atención de pagos.
El proceso de adquisiciones sufre atrasos y desvirtúa el propósito del concepto de Unidad Ejecutora que comprende todo el conjunto de acciones desde la adquisición de bienes y servicios hasta el pago respectivo.
Por las consideraciones expuestas anteriormente es conveniente se considere a la Dirección de Logística como una Unidad Ejecutora y a la Dirección de Economía se le asigne las funciones para el pago de Remuneraciones, Pensiones, Combustible, Chofer Profesional y otros beneficios del Personal del Instituto.
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Ficha de
tesis
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