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b. Planeamiento, Previsión, Anticipación
La Institución siempre estará a la zaga de toda nueva modalidad que pretenda debilitar el Sistema de Control Interno, por lo que siempre sus integrantes están elaborando “el cómo poder” equilibrar y revertir dicha constante.
En el ámbito de la administración general no se puede empezar a dirigir a ciegas, sin prever acciones de manera organizada y sistémica, en que utilizando los recursos humanos y logísticos con que cuente, se fije formas de acción para afrontar exitosamente cualquier problema; para esto se tiene que contar con los Manuales de Organización y Funciones, Manual de Procedimientos y Otros.
Sin embargo el Manual de Organización y Funciones y el Manual de Procedimientos con que cuenta el Departamento de Ejecución Presupuestal, no permiten cumplir a plenitud con la labor encomendada, ya que estos son muy rígidos y genéricos en algunos puntos, necesitándose algo más ágil en la que se detalle algunos aspectos de las funciones encomendadas al personal y que se formulen en base a toda la documentación sobre Control Interno, que en algunos casos esta dispersa y sufre variaciones en ciertas oportunidades.
c. Control, Supervisión, Verificación de Calidad
El Control que se propone y se exige no es necesariamente el fiscalizador, inquisidor o agobiador que no deja trabajar y que limita la iniciativa del personal, sino aquel que verifique si el trabajo que se viene desarrollando está de acuerdo con lo previsto u ordenado, a fin de corregirlo, repotenciarlo o suprimirlo si es necesario.
Todo Jefe está obligado de controlar al personal, el no hacerlo constituiría falta, concordante con la responsabilidad que le correspondería al servidor.
Es necesario rescatar que para la obtención de una buena calidad se requiere de Personal Técnico en el área de Control Interno, y que sea capacitado periódicamente de acuerdo a las nuevas Normas que se dicte o debido a la rotación de personal que por política del Instituto se realiza.
d. Motivación
La motivación es el arma más importante de todo líder, está comprobado que los grupos humanos que se encuentren bien motivados, están en condiciones de alcanzar el éxito con mayor facilidad. El Jefe que logre motivar adecuadamente al Personal, podrá contar con efectivos ansiosos de capacitarse; así como de cumplir con su labor con mayor entusiasmo y predisposición.
El empleo de la Instrucción y el Kit-positivo, son más importantes y fructíferos que las actitudes meramente imperativas, coercitivas o represivas.
Es propósito de esta política es que el personal por su propio interés y sus medios se capacite en órganos extra institucionales, para beneficio del rendimiento de su centro laboral, así como su proyección en la carrera profesional.
e. Acciones de Bienestar y Confort
Ser un buen líder no sólo debe significar ser intelectualmente capaz, carismático, conocer la especialidad, ser disciplinado y saber dirigir a su persona en el desempeño funcional; un buen líder implica también preocupación especial por el recurso más importante con el que cuenta para cumplir su misión, que es el personal con que labora; también debe ser su primordial preocupación tener en consideración los siguientes aspectos : capacitación, disposición anímica, salud, condición socio económica, alimentación, urgencias, necesidades, aspiraciones, situaciones de riesgo que puede afrontar, uniforme y equipos con que debe disponer para participar en los trabajos encomendados.
En el departamento de Ejecución Presupuestal esta política no se desarrolla plenamente, por el espacio reducido del ambiente asignado, la falta de medios de trabajo y el reducido número de personal que origina que tenga que recargarse el trabajo al ya existente.
2. Determinar si los objetivos que se establecen en esta forma de Control inciden en la Gestión que se lleva a cabo en el Departamento de Ejecución Presupuestal (OBJETIVO II).
Los objetivos planteados sí influyen en la Gestión del Departamento de Ejecución Presupuestal, teniendo ellos una íntima relación con la Hipótesis General planteada, unos en mayor relación que otros con los Objetivos Específicos expuestos en el presente trabajo.
Esta influencia sería aún mayor si la Institución contaría con Personería Jurídica, para poder ejecutar todos los Procesos de Adquisiciones y Licitaciones, logrando así satisfacer las necesidades de sus Órganos que se encuentren presupuestados; por falta de esta Personería Jurídica lo realiza otra instancia extra-institucional, dilatando la satisfacción de necesidades y complicando las acciones de Control en actos que no realiza la Institución. Con Personería Jurídica, las acciones serían directas, las atenciones inmediatas y la responsabilidad definida.
Para materializar la consecución de los objetivos propuestos, es necesario formular una Directiva para lograr que la gestión que se lleva a cabo en el Departamento de Ejecución Presupuestal sea óptima.
3. Verificar si el Planeamiento que se realiza en esta forma de Control influye favorablemente en la gestión de la Administración (OBJETIVO III).
De acuerdo al análisis efectuado en las entrevistas realizadas al Personal que brinda servicios en la División de Abastecimientos de la Institución Estatal, el planeamiento tiene una gran influencia en la obtención de resultados, requiriéndose de una mayor difusión a todos los empleados que laboran en esta área para el mejor logro de los objetivos.
El Planeamiento se realiza entre otras cosas para tener pleno conocimiento de la problemática del organismo y evitar que ocurran distorsiones en el Sistema; por consiguiente es la etapa más importante del proceso de Control.
Este procedimiento abarca todas las etapas del proceso de adquisiciones, iniciándose con la evaluación del Plan de Adquisiciones que contiene el detalle de los Bienes y Servicios que se deben adquirir para ser asignados a las diversas Dependencias y Unidades de la Institución.
Sin embargo se ha podido apreciar en algunos casos que por razones de extrema urgencia y que atentan contra la Seguridad Nacional se han efectuado adquisiciones excediendo los calendarios de compromiso mensuales otorgados por el Ministerio de Economía y Finanzas, y en otros casos se han entregado directamente los bienes a las unidades solicitantes sin haber ingresado previamente al almacén general, atentando contra las normas de Control Interno.
Existen dos aspectos que inciden fundamentalmente para que este planeamiento sea ejecutado de acuerdo a lo programado :
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La Asignación Presupuestal que mensualmente distribuye el Ministerio de Economía y Finanzas a los Organismos del Sector Público de acuerdo a la disponibilidad fiscal, lo que muchas veces retarda o posterga requerimiento de nuevas adquisiciones previstas.
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El requerimiento de nuevas necesidades no incluidas en el Plan de Adquisiciones que demandan las Dependencias y Unidades de la Institución para efectuar operaciones urgentes, desastre y otros accidentes naturales impredecibles; estos nuevos requerimientos no se pueden cubrir aproximadamente en un 40%, afectando la operatividad de la labor Institucional y teniendo que reprogramarse el Plan de Adquisiciones, dejando pendientes otras necesidades.
4. Determinar si las estructuras que se utilizan en el Control Interno, permiten establecer el nivel de Gestión en el Departamento de Ejecución Presupuestal (OBJETIVO IV).
Entendiéndose la estructura de Control Interno como el conjunto de Planes, Métodos, Procedimientos y otras medidas para ofrecer seguridad a que se logren los objetivos del Control Interno; es necesario señalar lo siguiente:
a. Ambiente de Control.
En el Departamento de Ejecución Presupuestal de la División de Abastecimiento del Instituto; el ambiente de control se puede considerar como óptimo, ya que permite la integración del personal, la formación de los valores éticos y la asignación de autoridad y responsabilidad.
b. Evaluación del Riesgo.
Los riesgos son mínimos, existiendo solo cuando hay cambio de personal por razones de servicio y este no se encuentre capacitado; no teniendo influencia en la elaboración de los Estados Financieros, ni en el logro de los objetivos del Control Interno.
c. Actividad de Control Gerencial
Están referidas a las acciones que realiza el Comando para cumplir diariamente con las funciones asignadas, las mismas que son favorables ya que se efectúan revisiones de desempeño de las labores, el procesamiento de la información computarizada y los controles relativos a la protección y seguridad.
d. Sistema de Información y Comunicación
El Sistema de Información y Comunicación es bastante positivo, el mismo que ha sido mejorado últimamente en el Sector Público por el Sistema Integrado de Información Financiera (SI AF-SP), accesible para todos los usuarios en las áreas de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad Gubernamental en el nivel central y en el nivel operativo.
e. Actividades de Monitoreo
Están referidas al proceso de evaluación de calidad del Control Interno, permite al sistema reaccionar en forma inmediata, cambiando las circunstancias cuando así lo requieran. También sirve para la identificación de controles débiles, insuficientes e innecesarios. Esto se lleva a cabo con buenos resultados en el Departamento de Ejecución Presupuestal.
5. Analizar si el Control Interno que se lleva a cabo permite alcanzar los estándares deseados en la Administración del Departamento de Ejecución Presupuestal (OBJETIVO V).
Entendiéndose por estándares los programas para establecer criterios o políticas que van a fomentar practicas y condiciones uniformes dentro de las empresas, que permite su control por medio de comparaciones; trata de cuestiones tales como: calidad y cantidad de bienes y servicios, condiciones del mismo, precios y otros. Estos estándares son alcanzados mediante el Control Interno que se realiza en forma periódica.
Dentro de estos estándares se encuentran las normas para efectuar los pagos a los proveedores en un determinado orden de acuerdo a la entrada al almacén de los bienes adquiridos.
Los estándares de trabajo y rendimiento son similares al de otros organismos del Sector Público encargado de realizar el Control Interno; igualmente dentro de la Institución existe correlación con el de otras Dependencias.
6. Precisar si las Acciones Correctivas que se adoptan en el Control Interno, permiten optimizar los resultados de la Administración (OBJETIVO VI).
La acción correctiva tiene por finalidad enmendar lo errado y las desviaciones que se hubieren producido, rehaciéndose los planes y modificándose las metas. Estas acciones correctivas se materializan cuando se detectan errores o desviaciones en las labores que viene realizando el personal solucionándose en forma inmediata. Asimismo en las observaciones que realizan los Órganos de Control, en mérito a los hallazgos que hayan encontrado y dado a conocer al personal responsable para su solución; muchos de ellos están relacionados al aspecto de incremento de personal, medios logísticos, capacitación e instrucción al personal y transgresiones a las Normas de Control.
Es necesario hacer presente que en este Órgano las acciones correctivas se aplican de inmediato, subsanándose de esta forma las deficiencias en que se hubiese incurrido, sin perjuicio de las acciones disciplinarias y/o penales.
1. Coordinación con la Dirección de Economía
A la pregunta ¿Existe coordinación con la Dirección de Economía para la adquisición de Bienes y Servicios solicitados por las diversas Dependencias de la Institución?
ANÁLISIS DE FRECUENCIAS
INTERPRETACIÓN
En relación a la coordinación que debe realizar el Departamento de Ejecución Presupuestal con la Dirección de Economía del Instituto, para la adquisición de los bienes y servicios requeridos por las diversas dependencias a nivel nacional, se obtuvo que el 41% de las investigados manifiestan que siempre realiza esta coordinación. Un porcentaje también bastante elevado del 36% señala igualmente que frecuentemente se realiza este tipo de coordinaciones. Los demás aspectos representan porcentajes poco significativos lo cual indica la preocupación de una coordinación sostenida.
Ver
FIGURA N°01.
2. Se cuenta con Manuales o Normas de Procedimientos
A la pregunta ¿El Departamento de Ejecución Presupuestal, cuenta con Manuales o Normas de Procedimientos?
ANÁLISIS DE FRECUENCIAS
INTERPRETACIÓN
Respecto al conocimiento que tienen sobre las normas del Departamento de Ejecución Presupuestal, el 77% manifiesta tener conocimiento de la existencia de normas y/o manuales, y el 14% restante por el puesto que desempeña no sabe o no conoce de la existencia de estas normas, lo cual es preocupante porque este alto porcentaje puede tener consecuencias inesperadas para la División de Abastecimiento.
Ver
FIGURA N°02.
3. Frecuencia de las Comunicaciones en el Departamento de Ejecución Presupuestal
A la pregunta ¿En qué frecuencia el Departamento de Ejecución Presupuestal difunde o publica normas para conocimiento del personal o las Jefaturas?
ANÁLISIS DE FRECUENCIAS
INTERPRETACIÓN
En cuanto a la publicación o difusión de normas para una mejor gestión en la Adquisición de Bienes y Servicios, así como los procedimientos a emplearse en las diversas fases del proceso de abastecimiento, y la información que se proporciona a los Comandos en sus diversos niveles, se tiene que un 64% de las encuestados manifiesta que estos se hace ocasionalmente, lo cual es bastante preocupante ya que esto incide en el rendimiento del personal que labora en esta área, con perjuicio de conocimiento que deben tener los diversos comandos sobre la real situación existente.
Ver
FIGURA N°03.
4. Asignación de Responsabilidad
A la pregunta ¿Cree que es importante asignar responsabilidad en el proceso de adquisición de bienes y servicios?
ANÁLISIS DE FRECUENCIAS
INTERPRETACIÓN
Sobre la importancia que tiene la asignación de responsabilidad en el proceso de adquisición de bienes y servicios, en la División de Abastecimiento el 73% de los entrevistados considera, que es muy importante este aspecto ya que de esta manera se podría precisar el nivel o personal que incurre en la no aplicación correcta de las normas. De esta manera se podrá contar con personal capaz y eficiente en sus respectivos puestos de trabajo. Es necesario señalar que ninguno de los encuestados considera sin importancia esta asignación de responsabilidad.
Ver FIGURA N°04.
5. El Personal y la Capacitación
A la pregunta ¿Recibió Ud.; capacitación técnica durante su
permanencia en la División de Abastecimiento del Instituto .
ANÁLISIS DE FRECUENCIAS
INTERPRETACIÓN
La capacitación del personal es importante en cualquier Institución.
El 60% del personal manifiesta haber recibido capacitación, mientras
que el 40% de los entrevistados manifiestan no haber recibido
capacitación. Esta falta de capacitación origina que se comentan
muchas veces errores por la falta de conocimientos de estas normas,
los cuales por su tendencia dinámica hacen necesario actualizarse
frecuentemente. Ver FIGURA
N°05.
6. Las Metas y Objetivos del Departamento de Ejecución Presupuestal
A la pregunta ¿Considera Ud., que el Departamento de Ejecución
Presupuestal cumple con las metas y objetivos establecidos?
ANÁLISIS DE FRECUENCIAS
INTERPRETACIÓN
En cuanto al cumplimiento de las metas y objetivos del Departamento de
Ejecución Presupuestal, el 46% de los entrevistados manifiesta que se
cumplan con cierta frecuencia y sólo el 4% del personal considera que
nunca se cumplen. Es necesario resaltar que un elevado porcentaje
indica que las metas y objetivos se alcanzan ocasionalmente en un 40%,
lo que preocupa; ya que de no alcanzarse estas afectan el cumplimiento
de los asignadas a los niveles superiores. Ver FIGURA
N°06.
Tabla de contenido |
Ficha de
tesis
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