MÓDULOS CORPORATIVOS

 

 I. Antecedentes

Dentro del Proceso de Reforma y Modernización del Poder Judicial, se ha diseñado una nueva organización en la que se hace la distinción entre funciones de carácter administrativo y jurisdiccional.

La concepción del Módulo Corporativo ha considerado la división de funciones entre un equipo jurisdiccional y otro administrativo conformados por personal que realizan la labor de apoyo a dos o más Jueces agrupados en Módulos, que ha sido plasmada en los diseños personalizados para los Nuevos Despachos Judiciales de los Juzgados Especializados Laboral y de Familia del Distrito Judicial de Lima y los demás Distritos Judiciales de la República, con la adecuación respectiva de su realidad.

 

II. Organización y Funcionamiento del Módulo Corporativo

Cabe indicar que tanto las funciones como los procedimientos son similares para ambas especialidades, con las diferencias establecidas por la legislación.

A continuación se detallan las funciones del personal:

 

Centro de Distribución General -CDG

Es el núcleo de acceso a todo documento referido a un proceso judicial, donde se realizan las funciones de atención al público, recepción, y asignación de documentos para el inicio y/o seguimiento de un proceso, y contará con equipo informatizado.

Una vez que se ha producido el ingreso del documento se designará en forma aleatoria, a través del Sistema previamente diseñado, al Juzgado Especializado que se encargará del proceso, cuando se trate de un documento que da inicio a un proceso; si se trata de un documento referido a un proceso iniciado se remitirá éste al Centro de Distribución del Módulo.

Concluídas las acciones descritas se procede a clasificar los documentos ingresados por Módulo para su posterior remisión a través de los mensajeros.

 

Área de Magistrados

Los Magistrados cuentan con un área donde se ubican sus despachos, donde hay un ambiente que está destinado para la realización de las audiencias. Aquí, también se encuentra el Asistente de Juez, quien lo apoya tanto en lo relativo a la gestión del Despacho como en lo referente al apoyo para el seguimiento de los procesos.

 

EQUIPO DE APOYO ADMINISTRATIVO

Es el órgano encargado de la labor administrativa dentro del Módulo Corporativo de Apoyo a los Juzgados y responsable del funcionamiento normal de éste dentro de su ámbito, así como de los servicios de apoyo, tales como mantenimiento del local, software, hardware, logística, estadística, etc.

Se recibe aquí toda la documentación proveniente del Centro de Distribución General, el público no podrá presentar sus escritos, oficios, etc., directamente en este Centro.

Los usuarios acudirán al Centro de Distribución del Módulo cuando requiera información muy precisa sobre su proceso, para legalizaciones de firma, audiencias o concertaciones para diligencias fuera del Juzgado.

Internamente en el Centro de Distribución del Módulo, se realizan acciones de registro de entrada y salida de documentos.

El Centro de Distribución del Módulo asiste en conjunto a todos los Juzgados que conforman el Módulo Corporativo y cuenta con:

  • Oficina de Atención, Recepción y Registro
  • Archivo de Expedientes y de Medios Probatorios y Sala de Lectura
  • Oficina de Notificaciones

 Oficina de Atención, Recepción y Registro

Área de Atención: Brinda la información a los justiciables y abogados sobre el día o lugar en que se llevará a cabo la actuación de alguna diligencia; se entregarán las consignaciones, la ficha de lectura de expedientes previa verificación de que el expediente se encuentra efectivamente en archivo, la misma que deberá ser llenada por los usuarios y entregada en la Sala de Lectura y, en general, se realizarán todas las acciones necesarias que requieran los justiciables y sus abogados para el normal seguimiento de un proceso.

Área de Recepción, donde ingresan todas las demandas, escritos y oficios provenientes del Centro de Distribución General, para luego ser distribuidas entre los Magistrados y Especialistas Legales según corresponda.

Área de Registro, ambiente donde se verifican los datos de los documentos presentados y que fueron consignados en el Centro de Distribución General y se ingresarán en el Sistema de Seguimiento de Expedientes Judiciales – SISEJ los datos adicionales que sean necesarios; posteriormente, se remitirán al Juzgado que corresponda y que fue anteriormente designado.

Oficina de Archivo de Expedientes y de Medios Probatorios y Sala de Lectura, lugar donde se custodian los expedientes y medios probatorios de los procesos que se encuentran en giro.

La Sala de Lectura es el ambiente donde el litigante, abogado de la causa o persona autorizada, tendrá acceso directo al expediente, a fin de tomar nota de puntos de importancia del proceso, registrados en el expediente. Se accede a la Sala de Lectura, luego de haber verificado en la Oficina de Atención, Recepción y Registro que el expediente ha pasado efectivamente a Archivo y haya recogido la Ficha de Lectura respectiva.

Oficina de Notificaciones. En ésta se recepcionan y clasifican las notificaciones de los procesos que se ventilan en los Juzgados y que deban remitirse fuera de la sede del Módulo Corporativo de Apoyo. Luego, son entregadas al servicio de courier que realiza la distribución. Esta oficina es también la encargada de recibir los cargos de las notificaciones ya entregadas para distribuirlos al interior del módulo a fin que sean agregados a los expedientes por los asistentes judiciales del Equipo de Notificaciones. Los exhortos también se remitirán a esta oficina para que sean enviados al Juzgado de origen.

 

EQUIPOS DE APOYO A LA FUNCIÓN JURISDICCIONAL

Este equipo es el que realiza la labor jurisdiccional propiamente dicha dentro del esquema del Módulo Corporativo de Apoyo a los Juzgados, trabaja directamente con el Magistrado y se encuentra conformado por Especialistas Legales y por Asistentes Judiciales.

Especialistas Legales

Se encuentran asignados a cada Magistrado y apoyan su labor jurisdiccional en la tramitación de los expedientes, mediante la elaboración de proyectos de resolución, proveídos de autos y decretos, tramitación y resolución de solicitudes de consignaciones, copias certificadas, exhortos, edictos y realización de diligencias.

Equipo de Asistentes Judiciales

No está asignado a un Juzgado en especial, sino que forman parte de un equipo que apoya indistintamente a los Especialistas Legales y cumplirán su labor conforme a sus indicaciones. Tienen a su cargo la elaboración de la notificación y formación de expedientes.

Adicionalmente, debe indicarse que los Juzgados Especializados Laborales, cuentan con un equipo de peritos y de verificadores de planilla, y los Juzgados Especializados de Familia, con un equipo multidisciplinario, conformado por Asistentas Sociales y Psicólogos, en ambos casos, estos profesionales coadyuvan con el Juez brindándole mayores elementos de juicio para resolver los procesos.

 

III. Módulo Corporativo de Apoyo a los Juzgados

Especializados de Trabajo (Avances)

 

  1. Situación encontrada antes de la Corporativización
  1. Organización y funciones

Los órganos jurisdiccionales de la especialidad laboral, estaban conformados por 18 Juzgados ubicados en un ala del Ministerio de Trabajo y su estructura organizativa difería de un Juzgado a otro, debido a que no contaban con el mismo número de personal; sin embargo, respondían al siguiente esquema:

  • Un Juez,
  • 4 ó 5 Secretarios,
  • 2 Técnicos Judiciales y
  • 2 Auxiliares.

Los roles del personal estaban establecidos en la Ley Orgánica del Poder Judicial; sin embargo, no se había diferenciado entre las labores de carácter administrativo y las de carácter netamente jurisdiccionales. Es así que el Magistrado, cuya labor es la de Administrar Justicia, se veía precisado a efectuar gestiones de carácter administrativo.

A ello se suma que no había una especialización funcional, pues, el personal era generalista, vale decir, realizaba las mismas labores, aunque mantenían distinto grado de responsabilidad dentro del proceso, trabajando día a día, sin planificar su trabajo.

  1. Infraestructura, mobiliario y equipos
  2. Los Juzgados no tenían los ambientes de trabajo necesarios para poder llevar a cabo su labor, no guardando relación con el número de personal que laboraba en los mismos, de modo tal, que había hacinamiento. Asimismo no tenían espacios suficientes para el desarrollo de las audiencias y la lectura de expedientes, con la consecuente incomodidad de los litigantes y abogados.

    Carecían de equipos para todos los trabajadores, lo que llevaba a compartir, retrasando su labor. Además, el mobiliario era obsoleto y se encontraba en pésimo estado de conservación, no recibían un servicio de mantenimiento preventivo.

    No se les provisionaba de material de oficina suficiente para el normal desarrollo de sus labores.

  3. Carga
  4. El total de carga procesal al 31 de Enero de 1998 era de 7588 procesos. Actualmente esta carga ha aumentado a cerca de 12000 procesos, sin ocasionar retrasos o congestionamiento.

  5. Identificación de los cuellos de botella
  • Congestión de las actividades en las Oficinas de Revisores de Planillas.
  • Incumplimiento de plazos por parte del servicio de courier en la entrega de notificaciones.
  • Falta de equipos y materiales de oficina.
  • Desorganización de la Mesa de Partes Única.
  • Personal insuficiente

 

B. Proceso de Corporativización de los Juzgados Especializados de Trabajo de Lima

Ante la situación antes descrita, la Gerencia Central de la Reforma, elaboró el diseño personalizado del Nuevo Despacho Judicial para los Juzgados Especializados de Trabajo de Lima, que fue producto de una labor coordinada con los señores Magistrados de la especialidad, el mismo que se ha desarrollado en base a tres pilares:

  1. Optimización del manejo de los recursos humanos.

b) Uso de infraestructura y equipos apropiados para el desarrollo del trabajo judicial.

  1. Simplificación del desarrollo del proceso a través de la informática.

 

Es así que el Nuevo Despacho Judicial contempla la corporativización de los Juzgados Laborales en dos Módulos, cada uno, conformado por 10 Juzgados: 09 de Trámite y 01 de Ejecución, los que vienen ocupando los pisos 5 y 6 del Edificio Javier Alzamora Valdez, respectivamente.

La organización de los Módulos Corporativos de Apoyo a los Juzgados de Apoyo a los Juzgados Especializados de Trabajo, está conformada por el Equipo de Apoyo a la Función Jurisdiccional y el Centro de Distribución del Módulo.

 

A) El Centro de Distribución del Módulo está subdividido en:

  • Oficina de Atención y Recepción.
  • Custodia de Expedientes y de Medios Probatorios y Sala de Lectura.
  • Oficina Administrativa de Notificaciones

 

B) El Equipo de Apoyo a la Función Jurisdiccional está subdividido en:

  • Asistentes de Juez,
  • Especialistas Legales,
  • Equipo de Asistentes Judiciales,
  • Equipo de Peritos, y
  • Equipo de Verificadores de Planilla.

 

El diseño fue validado por la Corte Superior de Justicia de Lima con fecha 14 de Abril de 1998, a través de su Gabinete Técnico y la inauguración se produjo el 15 de Diciembre de 1998.

 

  • Logros obtenidos:

En lo referente a la optimización de los recursos humanos

  1. Clara definición de roles.
  2. Dotación de personal profesional que cumple el perfil establecido en el Manual de Organización y Funciones.
  3. Capacitación de personal sobre la nueva organización y los procedimientos a emplear en la labor del Módulo Corporativo.
  4. Establecimiento de equipos de apoyo.
  5. Establecimiento de nuevos métodos estandarizados de trabajo.

 

En lo referente al uso de infraestructura y equipos apropiados para el trabajo judicial:

  1. Diseño de ambientes apropiados.
  2. Equipos adecuados: computadoras, impresoras, fotocopiadoras, mobiliario moderno.
  3. Técnología de punta: uso de lectores ópticos.

 

En lo referente a la simplificación del proceso a través de la informática:

La utilización de tecnología informática, tanto de hardware como software, ha permitido el control y seguimiento de los procesos judiciales, acceso a la información y control de la productividad del personal y de los órganos jurisdiccionales.

 

IV. Módulo Corporativo de Apoyo a los Juzgados

Especializados de Familia (avances)

 

  1. Situación encontrada antes de la Corporativización
  1. Organización y funciones

Los órganos jurisdiccionales de la especialidad Familia, estaban conformados por 14 Juzgados: 9 de la subespecialidad civil, 3 de la subespecialidad penal y 2 de la subespecialidad tutelar, ubicados en el primer piso de la sede del Palacio de Justicia.

No había homogeneidad en la estructura organizativa de los Juzgados, puesto que la diferencia en el número de personal de un Juzgado a otro, variaba considerablemente, consecuentemente, un Juzgado tipo estaba conformado por:

  1. Área de Despacho, integrada por el Juez.
  2. Area de Secretaría, integrada por el Secretario de Juzgado, Técnico Judicial y el Auxiliar Judicial.
  3. Área Auxiliar, integrada por la Asistenta Social, la Policía Judicial y el Defensor de Oficio.

 

Adicionalmente, en algunos casos existe el apoyo eventual de secigristas.

De otro lado, las funciones no estaban definidas en la práctica, habiéndose constatado en muchos casos la existencia de duplicidad funcional, lo que conllevaba que no podía establecerse responsabilidades.

  1. Infraestructura, mobiliario y equipos
  2. Los ambientes que conformaban los Juzgados eran incómodos y pequeños, no solo para el personal que labora en ellos, sino para los usuarios que acudían diariamente a los Juzgados, en un ambiente tugurizado, presentando un aspecto completamente desordenado.

    En un mismo ambiente se ubicaban tanto a los menores infractores como a los menores en abandono, y no contaban con las condiciones mínimas para albergarlos durante el tiempo que duraban las diligencias en el Juzgado.

    Tanto a las Asistentas Sociales, Defensores de Oficio y Policías Judiciales, se les había acondicionado un área en el Juzgado para que realicen sus labores propias.

    No existían anaqueles adecuados para archivar los expedientes, de modo tal que se brindaran medidas de seguridad mínimas.

  3. Carga
  4. Existía una carga procesal (que incluía procesos en trámite y en ejecución) ascendente a 16,000 expedientes y la producción avanzaba en razón del 11% de este valor; es decir, que aproximadamente 14,250 expedientes conformaban la carga en trámite que se acumulaba de un mes a otro.

    El diagnóstico determinó que un 24% del total de procesos se encuentran en ejecución, y el 66% restante están en trámite; en consecuencia, la carga en ejecución dificulta la conclusión de los procesos en un corto plazo, lo que genera una acumulación que deviene en una sobrecarga procesal.

  5. Identificación de los cuellos de botella
  1. Demora en la remisión de los informes técnicos elaborados por el Médico Legista, las Asistentas Sociales, Registro de Identificación y las Municipalidades.
  2. Dificultad para ubicar albergues para los menores en abandono.
  3. Demora en la remisión de las notificaciones.
  4. Falta de equipos y materiales de oficina.
  5. Falta de personal.

B. Proceso de Corporativización de los Juzgados de Familia

Del análisis y evaluación de la problemática con que se enfrentaban los Juzgados de Familia, la Gerencia Central de la Reforma desarrolló el diseño del Nuevo Despacho Judicial para dichos órganos jurisdiccionales.

Es así que se determinó que los Juzgados de Familia, cuenten con dos Módulos y Servicios Anexos, estableciéndose como ubicación los pisos 2, 3 y 4 del Edificio Javier Alzamora Valdez.

a. En el tercer piso, se ubica un Módulo correspondiente a los Juzgados con competencia en materia Civil, vale decir 9 Juzgados a los que se suman 2 Juzgados de Ejecución, consecuentemente, el Módulo está compuesto por 11 Juzgados.

b. En el cuarto piso, se ubicará un Módulo constituido por 5 Juzgados, 3 con competencia en materia Penal y 2, con competencia en materia Tutelar.

c. En el segundo piso, se ubicarán los Servicios Anexos, cuya conformación es la siguiente:

  • Equipo Multidisciplinario, constituído por Psicólogos y Trabajadores Sociales. Sólo este equipo estará a cargo del Poder Judicial,
  • Medicina Legal,
  • Defensoría de Oficio,
  • Areas de Resguardo, y
  • Policía.

Este diseño fue validado por el Gabinete Técnico de la Corte Superior de Justicia de Lima, con fecha 9 de Junio de 1998.

 

  • Logros obtenidos:
  1. Establecimiento de una organización especializada administrativa y jurisdiccional, con funciones definidas del personal, facilitando el ejercicio de las funciones del Magistrado como Administrador de Justicia.
  2. Brindar al personal un ambiente grato de trabajo, así como equipos modernos (equipos de cómputo e impresoras) que le permitan desarrollar sus actividades con eficiencia y eficacia.
  3. Técnología de punta: Uso de lectores ópticos.
  4. Dotación de personal profesional que cumpla el perfil establecido en el Manual de Organización y Funciones.
  5. Capacitación de personal sobre la nueva organización y los procedimientos a emplear en la labor del Módulo Corporativo.
  6. Centralización de las entidades vinculadas a los Juzgados de Familia (Defensoría de Oficio, Instituto de Medicina Legal y Policía Judicial) que permite una atención oportuna, evitándose el desplazamiento innecesario de los usuarios de este servicio.
  7. La labor del equipo de psicólogos no sólo está limitada a la elaboración de informes y evaluaciones para brindar al Magistrado una mejor apreciación de los casos que se presentan, para un mejor resolver, sino que se viene brindando terapias iniciales en los casos de violencia familiar, luego de lo cual se deriva a los afectados a otras instituciones.

Las acciones técnicas que ha desarrollado esta, se refieren al cumplimiento de las actividades que se han asignado en el Plan Operativo, logrando implantar cuatro Módulos Corporativos: 2 Módulos Corporativos de Apoyo a los Juzgados Especializados de Trabajo y 2 Módulos Corporativos a los Juzgados Especializados de Familia, efectuando inclusive innovaciones en el caso de Familia, con la instauración de un Equipo Multidisciplinario conformado por Psicólogos y Asistentas Sociales, quienes realmente están coadyuvando al mejoramiento de la práctica jurisdiccional por parte de los Magistrados, así como al hecho de ubicar a éstos cerca a la Oficina de Medicina Legal (Ministerio Público), Defensoría de Oficio (Ministerio de Justicia) y Policía de Menores (Policía Nacional del Perú), dotándoseles de ambientes adecuados para el ejercicio de sus funciones. Y, por otra parte, la utilización del código de barras en cada uno de los expedientes de estos Módulos, permite una perfecta ubicación de los expedientes así como la asignación de responsabilidades de cada uno de los trabajadores, cuya labor ha tenido que ver con el expediente, principalmente, a lo que se suma que no hay necesidad de digitar el número del expediente, sino, basta que el código de barra sea pasada por el lector óptico, con lo cual hay ahorro de tiempo, en la obtención de información.

En lo que respecta a brindar cuadros comparativos del mejoramiento y disminución de la carga procesal, debemos indicar que en este momento no es posible proporcionar dicha información porque los Módulos están en una etapa inicial, debiendo tenerse en cuenta su fecha de implantación y que en la actualidad a través de un Equipo de Apoyo conformado por: 2 Especialistas Legales, 2 notificadores y 2 formadores de expedientes, estamos realizando un operativo extraordinario de descarga procesal que nos permitirá, por una parte, tener la carga procesal de los Juzgados de Familia en niveles adecuados, y. por otra, contar con información fidedigna que nos permitirá evaluar los reales niveles de mejoramiento de los Juzgados.

Es conveniente indicar que en los documentos manejados por la Gerencia de Estudios y Validación, para efectos de exposición sobre el tema de Avances y Perspectivas de la Reforma Judicial, se refiere que el incremento de producción en los Módulos Corporativos ha sido el siguiente:

- Hasta 1996, con el Despacho Tradicional, el Magistrado resolvía 400 expedientes al año.

- En 1997, al crearse el Nuevo Despacho Corporativo, cada Magistrado resolvió 1,200 expedientes, lo que significa un incremento del 300%.

- En 1998, se alcanzó una producción promedio de 1,300 expedientes por Magistrado, al año.

- Año 2000, se estima una producción de 1,500 expedientes por Magistrado, al año.