PROBLEMÁTICA ADMINISTRATIVA EN LAS CORTES SUPERIORES DE JUSTICIA DE LA REPÚBLICA Y ALTERNATIVAS DE ACCIÓN PARA SUPERARLA

Expositor: CPC. Luis Gonzáles Miranda, Jefe de la Oficina de Inspectoría General del Poder Judicial.

 

CONTENIDO

  1. Oficina de Inspectoría General
  • Naturaleza y Marco Legal
  • Misión
  • Organización
  • Funciones
  • Ámbito de control
  • Áreas de incidencia

 

  1. Problemática administrativa en las Cortes Superiores de Justicia de la República y alternativas de acción para superararla
    1. De Carácter General
    2. Por Áreas de Gestión
  • Del Área de Personal
  • Del Área de Tesorería
  • Del Área de Logística

 

Señores Funcionarios del Poder Judicial:

En nombre de la Inspectoría General del Poder Judicial y en el mío propio, tengo el honor de presentar el respetuoso saludo a cada uno de ustedes, que con su distinguida presencia realzan este magno evento en beneficio del proceso de la Modernización y Reforma del Poder Judicial, a cuyos objetivos el Organo de Control Interno coadyuva desde la perspectiva del desarrollo de su actividad especializada.

En esta ocasión, me permito poner a vuestra consideración el tema señalado en el documento de trabajo del Seminario sobre Gestión Administrativa del Poder Judicial en lo concerniente al quehacer funcional de la Inspectoría General del Poder Judicial, cuyo contenido temático consta en el documento que les ha sido proporcionado.

En tal sentido, el tema materia de exposición comprende dos partes:

La Primera se refiere:

  • A la naturaleza,
  • Marco legal,
  • Misión,
  • Organización,
  • Funciones,
  • Ámbito y áreas de incidencia de control de la Inspectoría General del Poder Judicial.

En la Segunda, se enfoca desde la óptica de la Inspectoría General, la problemática administrativa bajo la cual esta Oficina realiza su accionar y la problemática administrativa detectada por este Organo de Control Interno, como resultado de las acciones de control realizadas en las Cortes Superiores de Justicia de la República, así como se plantea las posibles alternativas de acción para superarlas.

Bajo esta breve introducción, entramos a exponer el tema:

 

  1. OFICINA DE INSPECTORÍA GENERAL DEL PODER JUDICIAL
  • NATURALEZA Y MARCO LEGAL
  • La Oficina de Inspectoría General del Poder Judicial es un Órgano de Control Interno posterior, que funciona de acuerdo a las Normas del Sistema Nacional de Control y los lineamientos de política del Titular del Pliego. Como Órgano integrante del Sistema Nacional de Control realiza el control gubernamental en los Órganos Administrativos del Poder Judicial. En efecto, La Ley Orgánica del Poder Judicial, Decreto Legislativo Nº 767, Sección Segunda, Título III, referido al Control, establece como uno de sus ÓRGANOS DE CONTROL a la Oficina de Inspectoría General.
  • De manera específica, el Artículo 108º de dicha Ley Orgánica dispone textualmente que: "la Gestión administrativa, económica y financiera del Poder Judicial está sometida al control de la Oficina de Inspectoría General, de conformidad con las normas del Sistema Nacional de Control" - (Decreto Ley Nº 26162).
  • También el Reglamento de Organización y Funciones de la Secretaría Ejecutiva de la Comisión Ejecutiva del Poder Judicial, aprobado por Resolución Administrativa Nº 029-99-SE-TP-CME-PJ del 14 de Enero de 1999, en su Capítulo III del Título Tercero, Estructura Orgánica, Artículo 8º establece como su Organo de Control a la Oficina de Inspectoría General.
  • En el Artículo 13º de dicho Reglamento lo define como "el Órgano encargado de programar, conducir, ejecutar las actividades de control posterior y auditoría gubernamental en el ámbito del Poder Judicial, de conformidad con lo dispuesto en las normas del Sistema Nacional de Control (...) Mantiene relaciones funcionales con la Contraloría General (...)".
  • El Inspector General es designado por el Secretario Ejecutivo (Titular del Pliego), de quien depende directamente. Señalar que los pedidos de Auditoría se deben solicitar a través del Titular del Pliego.
  • MISIÓN
  • La misión de la Oficina de Inspectoría General consiste en la verificación periódica y permanente de la correcta, útil, eficiente, económica y transparente utilización de los bienes y recursos públicos y la evaluación de las funciones de los trabajadores administrativos del Poder Judicial, en relación al cumplimiento de las normas legales y logro de las metas y objetivos institucionales.
  • La Oficina de Inspectoría General realiza un trabajo de carácter positivo, constructivo y retroalimentador a la gestión administrativa, para que ésta sea oportuna y eficaz en apoyo del área jurisdiccional.
  • ORGANIZACIÓN
  • La Oficina de Inspectoría General está vinculada organizacionalmente al nivel del Titular del Pliego del Poder Judicial, ante quien reporta de modo directo sus actividades y resultados.
  • Para el cumplimiento de su función la Oficina de Inspectoría General, está organizada en dos (02) áreas técnicas y una (01) de apoyo administrativo, tal como se aprecia en el Organigrama siguiente:

 

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En este Organigrama se muestra claramente que la Inspectoría General depende de la Secretaría Ejecutiva del Poder Judicial y está conformada por el área de Auditoría y el área de Quejas e Investigaciones.

  • EL ÁREA DE AUDITORÍA, es la que realiza las ACCIONES DE CONTROL, programadas y no programadas.
  • EL ÁREA DE QUEJAS E INVESTIGACIONES, es la que verifica las quejas y reclamaciones presentadas contra el personal administrativo.
  • EL ÁREA DE APOYO ADMINISTRATIVO, realiza la digitación de Informes, la custodia de los archivos y papeles de trabajo y labores de apoyo secretarial.
  • FUNCIONES

Entre las principales funciones que realiza la Oficina de Inspectoría General, son:

  • Formular y ejecutar el PLAN ANUAL DE ACCIONES DE CONTROL, en los campos financiero, económico, administrativo y operativo.

Este documento se formula en base a lineamientos de política que cada año dicta la Contraloría y en base a los lineamientos de política dispuestos por el Titular del Pliego.

La ejecución de las acciones de control conlleva la verificación periódica del resultado de la gestión; así como del cumplimiento de las normas legales vigentes, el uso de los recursos en los fines institucionales y el logro de los objetivos y metas establecidos.

  • Otra función importante que realiza la Oficina de Inspectoría General es elaborar y elevar los informes resultantes de las Acciones de Control al Titular del Pliego y a la Contraloría General, presentando las RECOMENDACIONES pertinentes, para la adopción de las ACCIONES CORRECTIVAS por parte de la Administración.
  • Otra función importante es la de verificar mediante seguimiento el cumplimiento de las MEDIDAS CORRECTIVAS adoptadas en el campo administrativo, en base a las recomendaciones contenidas en los informes de las Acciones de Control. Esta función cierra el ciclo del proceso del control.
  • Otra función es brindar apoyo a la Secretaría Ejecutiva en el establecimiento, mantenimiento y mejoramiento del SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL PODER JUDICIAL, con el propósito de salvaguardar los activos, recursos y bienes de la Institución, así como cautelar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos. La Contraloría General dada la importancia de este aspecto, ha dictado las NTCI para el Sector Público, aprobado mediante Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG del 26 de Junio de 1998, que contiene 83 normas clasificadas en 6 categorías, como se aprecia en el resumen:

 

NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO PARA EL

SECTOR PÚBLICO, Resolución de Contraloría Nº072-98-CG del 26 de Junio de 1998

 

MARCO GENERAL DE LA ESTRUCTURA

DEL CONTROL INTERNO

 

Normas

100 Normas Generales de Control Interno 100-01/100-12

  1. NTCI – Administración Financiera

Gubernamental

  • Área de Presupuesto210-01/210-04
  • Área de Tesorería230-01/230-13
  • Área de Endeudamiento Público250-01/250-03
  • Área de Contabilidad Pública280-01/280-07

300 NTCI – Abastecimiento y Activos Fijos 300-01/300-08

400 NTCI – Administración de Personal 400-01/400-11

500 NTCI – Sistemas Computarizados 500-01/500-08

600 NTCI – Obras Públicas 600-01/600-17

  • Otra función es realizar de oficio o por mandato del Titular del Pliego, INSPECCIONES E INVESTIGACIONES sobre la conducta funcional de funcionarios y personal administrativo del Poder Judicial.
  • También otra actividad es procesar las QUEJAS Y RECLAMACIONES presentadas contra el personal administrativo del Poder Judicial, efectuando el deslinde de responsabilidades de las sanciones que resultaren, a través de la autoridad competente.
  • Otras que le asigne el Secretario Ejecutivo de la Comisión Ejecutiva del Poder Judicial y Titular del Pliego.

ÁMBITO DE CONTROL

Comprende a todas las dependencias y unidades orgánicas que integran el Poder Judicial, en el ámbito financiero, económico y administrativo. Su accionar abarca a:

  • Corte Suprema de Justicia de la República,
  • Cortes Superiores de Justicia,
  • Gerencia General y
  • Gerencia Central de la Reforma.

ÁREAS DE INCIDENCIA

Las principales áreas de incidencia del Control son:

  • PLANIFICACIÓN
  • Verificar la obligación de que las unidades orgánicas formulen sus planes operativos de acuerdo a las políticas institucionales (Norma General del Sistema de Racionalización 04 "Programación Administrativa").
  • Evaluar que las actividades ejecutadas estén encaminadas al logro de las metas y objetivos programados en el Plan Operativo Institucional.
  • LOGÍSTICA
  • Verificar que la adquisición de bienes y servicios se realice acatando las disposiciones que norman el Sistema de Abastecimiento, tales como la LEY Nº 26850 DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL ESTADO Y SU REGLAMENTO, aprobado por Decreto Supremo Nº 039-98-PCM, las Leyes de Presupuesto, Normas Internas de la Entidad y Normas de Control Interno para el Sector Público.
  • Constatar el funcionamiento y mantenimiento de un SISTEMA DE CONTROL INTERNO SÓLIDO Y ADECUADO (registros al día, realizar conciliaciones periódicas de las existencias físicas con los registros, compras debidamente autorizadas, etc.).
  • Verificar que esta área brinde una oportuna y eficiente distribución de los materiales a los usuarios tanto del área jurisdiccional como del administrativo.
  • PERSONAL
  • Verificar que los responsables de esta área cumplan con las normas establecidas sobre ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL (reclutamiento, selección, asistencia, puntualidad, permanencia, rotación, rendimiento, aplicación de sanciones y multas, control de licencias, permisos, descansos, vacaciones y mantener actualizado los legajos de personal).
  • Cautelar la correcta ADMINISTRACIÓN SALARIAL (asignaciones, bonificaciones, aumento de remuneraciones y pensiones, custodia de las planillas debidamente firmadas, etc).
  • TESORERÍA
  • Verificar que los responsables de esta área, cautelen los fondos y valores asignados, de acuerdo con las disposiciones que norman el Sistema de Tesorería (Norma de Control Interno para el área de Tesorería 230).
  • Verificar que la captación de recursos y su aplicación se enmarque dentro de los lineamientos dispuestos por la Dirección General del Tesoro, Ley General del Presupuesto Público, Normas y Directivas Internas, cautelando que la ejecución del gasto se haga dentro del marco de la disponibilidad presupuestal y acorde con los planes, programas, objetivos y metas institucionales pre-establecidos.
  • Realizar arqueos sorpresivos del Fondo para Pagos en Efectivo, a efecto de verificar el cumplimiento de la Directiva Nº 001-99-GG-PJ: "Procedimientos para la adecuada utilización, rendición y control del Fondo para Pagos en Efectivo", así como de lo dispuesto en la Directiva Nº 002-99-GG-PJ: "Procedimientos para otorgar viáticos por Comisión de Servicios".
  • CONTABILIDAD
  • Verificar que el responsable de esta área, cumpla con realizar el control financiero previo y concurrente de la entidad, manteniendo los libros y registros contables al día, así como tener la documentación contable debidamente ordenada y completa, para proporcionar información oportuna a los órganos normativos y de control externo (Norma de Control Interno para el área de Contabilidad Pública 280).
  • Examinar que todas las operaciones estén debidamente registradas en base a la documentación sustentatoria, original y suficiente (Norma de Control Interno para el área de Contabilidad Pública 280-06).

Antes de pasar a la problemática administrativa, me permito exponer los logros obtenidos por la Oficina de Inspectoría General a mi cargo.

En el Cuadro Nº 01, se detalla el cumplimiento de las metas obtenidas por la Oficina de Inspectoría General en el Ejercicio 1998; y en el Cuadro Nº 02, el estado situacional de las observaciones y recomendaciones formuladas en los Informes emitidos en los años 1996, 1997 y 1998.

 

PROBLEMÁTICA ADMINISTRATIVA EN LAS CORTES SUPERIORES DE JUSTICIA DE LA REPÚBLICA Y ALTERNATIVAS DE ACCIÓN PARA SUPERARLA

Como se ha indicado al hacer la introducción, la problemática administrativa que a continuación se comenta, se ha determinado como resultado de las 22 acciones de control realizadas en las Cortes Superiores de Justicia.

 

A. DE CARÁCTER GENERAL

Problemática

  1. Falta de coordinación y comunicación suficiente entre el Presidente de la Corte y el Administrador; así como de éste último con los Supervisores de la Sede Central y con los Jefes de las áreas a su cargo. Esta situación no permite a la totalidad del personal administrativo, conocer las políticas institucionales, ni la problemática que se presenta en el desempeño de sus funciones.

Acción para superarla

Debería afinarse una fluida y permanente coordinación entre los Presidentes de las Cortes con sus Administradores y, a su vez, que éstos mantengan estrecha coordinación con los Supervisores de la Sede Central, así como con los Jefes de las áreas de la Corte, a fin de que tomen conocimiento sobre los problemas que se presentan a fin de solucionarlos en forma oportuna y eficiente.

Problemática

  1. Falta de mayor difusión de la normatividad que rige la administración pública; así como de las Resoluciones Administrativas, Directivas y Reglamentos que emite el Poder Judicial para el cumplimiento de las labores encomendadas. Algunas disposiciones son incumplidas por falta de supervisión y seguimiento.
  2. Acción para superarla

    El Presidente de la Corte o el Administrador, según sea el caso, debe difundir y circularizar entre el personal, las Resoluciones, normas y reglamentos emitidos por la Comisión Ejecutiva, Titular del Pliego, la Gerencia General y Gerencia Central de la Reforma, así como de todo documento de gestión, emitido para tal efecto. Esta Inspectoría revisará su difusión en las visitas que se realice a las Cortes.

     

    Problemática

  3. Constante rotación del personal encargado de las áreas administrativas y, en otros casos, la falta de capacidad operativa, no permite que haya continuidad en las labores, lo que dificulta la labor de control, debido a que nadie da cuenta, ni se responsabiliza de la gestión anterior (respuestas clásicas: Soy nuevo en el cargo, o estoy encargado provisionalmente).
  4. Acción para superarla

    La rotación del personal, como una medida sana de control interno, debe ser gradual y en base a una calificación y evaluación del desempeño de sus funciones. Además, la selección de personal debe efectuarse por Concurso de Méritos, debiendo establecerse previamente los perfiles o requisitos para cada cargo.

     

    Problemática

  5. Personal que es trasladado a otra dependencia o que deja el cargo por alguna circunstancia, no hace entrega de cargo de los bienes patrimoniales asignados para el normal desempeño de sus funciones, ni del acervo documentario y registros que maneja o la lista de trabajos pendientes que deja.
  6. Acción para superarla

    Los Presidentes o Administradores de las Cortes, deberán exigir a los servidores, bajo cualquier modalidad de contratación, que cuando dejen los cargos asignados, hagan la entrega de cargo a su Jefe inmediato o persona que éste designe a través de un Acta o formatos preestablecidos.

     

    Problemática

  7. La falta de personal en algunas Cortes origina que una sola persona se encargue de las labores de diferentes áreas, debilitando los controles internos y ocasionando, por lo tanto, deficiencias administrativas.

Acción para superarla

Acentuar la supervisión y las medidas de control interno, a fin de evitar el alto riesgo del manejo de recursos entregados a las Cortes Superiores, realizando para ello arqueos sorpresivos de caja, inventario físico de bienes, etc.

 

Problemática

  1. El Área Jurisdiccional no proporciona oportunamente información relacionada con aspectos administrativos para el cumplimiento de las disposiciones administrativas (referente a planillas, reportes de asistencia y puntualidad, certificados de depósitos judiciales, multas impuestas en los procesos judiciales, etc.).

Acción para superarla

El Presidente de la Corte Superior deberá motivar a los Magistrados, para que den cumplimiento a las disposiciones administrativas emitidas sobre los aspectos antes señalados.

 

Problemática

  1. Falta de capacitación y orientación técnica del personal administrativo, para el cumplimiento de Normas, Resoluciones y Directivas.
  2.  

    Acción para superarla

    La Gerencia General debería considerar un Programa de Capacitación para el personal administrativo de las Cortes Superiores de Justicia, sobre temas de administración, control y manejo presupuestario.

     

    Problemática

  3. Entrega a los miembros de las Comisiones de Auditoría de información y documentación inoportuna, incompleta y de poca significación o relevancia, así como demora en las respuestas a la comunicación de Hallazgos de Auditoría, por parte de los funcionarios y ex-funcionarios involucrados en deficiencias administrativas.

Acción para superarla

Que, el Gerente General promueva en coordinación con los Presidentes de las Cortes, el cambio de actitud de los Administradores y Jefes de Área, para la oportuna atención de la información requerida por los miembros de las Comisiones de Auditoría.

 

  1. POR ÁREAS DE GESTIÓN

ÁREA DE PERSONAL

  • Planillas de Remuneraciones y Pensiones pendientes de remisión a la Supervisión de Tesorería por carecer de las firmas respectivas.

Problemática

  • Incumplimiento de normas y procedimientos para el control de asistencia y permamencia del personal.
  • Demora en remitir a la Gerencia General los reportes de asistencia.
  • Omisión de informar algunas tardanzas y ausencias del personal jurisdiccional y administrativo.
  • Los pensionistas y sobrevivientes incumplen con presentar los Certificados de Supervivencia, generando que a muchos fallecidos se les siga abonando en su cuenta de ahorros las pensiones mensuales.

Acción para superarla

El Administrador de la Sede Distrital, en coordinación con el Área de Personal, deberá adoptar las acciones necesarias que permitan recabar las firmas de planillas a fin de remitirse a la Supervisión de Tesorería, dentro del plazo establecido.

El Administrador de la Sede Distrital deberá ejercer una mayor supervisión sobre la calidad y oportunidad de los reportes que formula el Área de Personal sobre la asistencia y permanencia de los señores Magistrados, personal auxiliar jurisdiccional y administrativo.

El Administrador de la Sede Distrital deberá cautelar que el Area de Personal exija que los pensionistas y sobrevivientes cumplan con presentar los Certificados de Supervivencia, dentro de los plazos establecidos en la normatividad vigente.

 

ÁREA DE TESORERÍA

Problemática

  • Incumplimiento de los procedimientos establecidos en las Directivas Internas sobre el manejo del Fondo para Pagos en Efectivo, como son:
  • Vales provisionales o definitivos sin la visación del funcionario autorizado.
  • Pago de gastos que no son menudos ni urgentes.
  • Documentos que no tienen el sello fechador de "Cancelado" o "Pagado".
  • Fraccionamiento de adquisiciones de bienes y prestación de servicios.
  • Pagos por alquiler de inmuebles que no están sustentados con los recibos oficiales de arrendamiento que expide la SUNAT.
  • Demora en la implantación del servicio de Cobranzas de Obligaciones Económicas con el Poder Judicial por la falta de nombramiento del Ejecutor Coactivo, que impiden la cobranza de las multas impuestas en los procesos judiciales.
  • Deficiente control de la venta de las Cédulas de Notificación de Procesos Civiles.

 

Acción para superarla

El Administrador de la Sede Distrital deberá fiscalizar en forma diaria el control y registro de las operaciones realizadas con el Fondo para Pagos en Efectivo, verificando que la documentación sustentatoria esté conforme a lo establecido en las dos (02) últimas Directivas aprobadas por la Gerencia General para el ejercicio 1999.

Los Administradores de las Sedes Distritales, deberán cautelar que los encargados de la venta de Cédulas de Notificación de Procesos Civiles, cumplan meticulosamente los procedimientos establecidos para el efecto, por la Gerencia de Servicios Judiciales.

El Administrador de la Sede Distrital deberá coordinar con la Gerencia de Administración y Finanzas a fin de preveer en el CAP la contratación del Ejecutor Coactivo.

 

ÁREA DE LOGÍSTICA

Problemática

  • Existencia de sobre-stock de artículos, papelería en los almacenes de las Cortes Superiores por remesas efectuadas por la Supervisión de Logística, sin tener en cuenta las reales necesidades de las Cortes Superiores.
  • Carencia de tarjetas de control visible (Bind-Card) para el registro y control de las existencias, así como ambientes inadecuados de los almacenes.
  • Desorden y deficiencias en el registro de los Cuerpos de Delitos ubicados en espacios reducidos o que carecen de seguridad.
  • Existencia de faltantes y sobrantes de bienes de activo fijo, respecto al inventario elaborado por la firma SISE-SYSE.

Acción para superarla

El Administrador de la Sede Distrital, deberá efectuar los requerimientos de bienes a la Supervisión de Logística de la Gerencia General, en función a las necesidades reales que requiere para el normal funcionamiento de la Corte Superior.

El Administrador de la Sede Distrital, deberá proporcionar las tarjetas de control visible (Bind-Card) y supervisar permanentemente las existencias en Almacén, a fin de tener sus tarjetas de control actualizadas y coordinar con el Presidente de la Corte Superior la habilitación de ambientes adecuados para el funcionamiento de Almacenes de existencias.

Elaborar un registro actualizado de los objetos Cuerpos de Delitos; asimismo, el Administrador de la Sede Distrital deberá coordinar con el Presidente de la Corte Superior y, de ser el caso, con la Gerencia de Administración y Finanzas de la Gerencia General, para la habilitación de ambientes adecuados para el control y custodia de los Cuerpos de Delitos.

El Administrador de la Sede Distrital deberá organizar e implementar mecanismos de control, para verificar la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes de Activo Fijo de la Corte Superior, y conciliar los reportes con la Oficina de Control Patrimonial de la Sede Central, debiendo realizar para ello un Inventario Físico Anual.

 

Señores Presidentes, a fin de contribuir con la difusión de los documentos normativos referidos en el curso de esta exposición y que incidirán en la mejor gestión administrativa de vuestras Cortes, me permito hacerles entrega de una carpeta conteniendo los siguientes documentos:

  1. "Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público", aprobado por la Contraloría General mediante Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG del 26 de Junio de 1998.
  2. "Reglamento de Registro, Control y Administración de Bienes Patrimoniales en el Poder Judicial", aprobado por Resolución de Gerencia General Nº 079-98-GG-PJ del 29 de Mayo de 1998.
  3. "Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado" – Ley Nº 26850 de 30 de Julio 1997.
  4. "Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado" – Decreto Supremo Nº 039-98-PCM de 26 de Setiembre de 1998.
  5. "Normas para la Entrega – Recepción de Cargo".
  6. Finalmente, el Estado Situacional de los hechos significativos observados en cada una de las Cortes Superiores examinadas, para su conocimiento y fines pertinentes.

Conforme han podido advertir señores Presidentes, la Inspectoría General estima haber contribuído al logro del objetivo del Seminario, quedando a su disposición para cualquier coordinación en el piso 12 del Edificio del Centro Cívico de esta ciudad.

Muchas gracias por vuestra gentil atención.